Décrire et mettre en œuvre les mesures pour favoriser l'engagement et prévenir les ruptures de parcours

Niveau Attendu : Démontrer que des mesures formalisées existent et sont mises en œuvre. Non-conformité : Mineure

AHTMA Formation met en place des mesures pour favoriser l'engagement des bénéficiaires tout au long de leur parcours de formation et prévenir les ruptures. Ces actions visent à garantir une expérience de formation fluide et complète.

• Préinscription obligatoire : Chaque inscription doit passer par une préinscription permettant d'analyser les besoins et le parcours du stagiaire pour garantir l'adéquation entre le projet et les objectifs pédagogiques. Cette étape préventive permet de minimiser le risque d'incompatibilité entre les attentes des stagiaires et les contenus proposés.
  
  

• Recueil des besoins en amont : Avant l'entrée en formation, un recueil des besoins des stagiaires est effectué via leur extranet.  Cela permet d'anticiper les difficultés potentielles et de mettre en place des actions préventives dès le début du parcours. Les adaptations sont inscrites dans la case "commentaires" du recueil.
  
  

• Entretiens d'admission en EMDR : Pour la formation EMDR, des entretiens individuels sont réalisés afin de vérifier la cohérence du parcours du stagiaire avec les prérequis et d'homogénéiser les groupes. Cela permet de s'assurer que chaque stagiaire est prêt à suivre la formation, réduisant ainsi le risque de décrochage.
  
  

• Extranet Stagiaires : Chaque stagiaire dispose d'un accès à un extranet personnalisé. Un e-mail d'invitation est envoyé pour activer cet accès, offrant aux stagiaires des informations centralisées sur leur formation. Cet outil facilite l'accès à l'information, réduit les incertitudes et favorise l'engagement continu des stagiaires.
  
  

• Jauges limitées des formations : Le nombre de participants est limité pour assurer un suivi personnalisé et des conditions optimales d'apprentissage. Cette mesure permet de mieux identifier les besoins individuels et de prévenir les situations à risque de rupture.

• Environnement favorable : Un environnement propice à l'apprentissage est maintenu, incluant des locaux adaptés, des outils numériques accessibles et une atmosphère encourageante.
  
  

• Flexibilité des modalités : Des solutions flexibles sont proposées (distanciel, week-ends, aménagement d'horaires) pour s'adapter aux contraintes personnelles des stagiaires et éviter les abandons. Cette flexibilité permet de maintenir l'engagement des stagiaires malgré des contraintes extérieures.
  
  

• Adaptation pédagogique : Les mises en pratique sont adaptées en fonction des attentes et besoins des participants pour garantir la pertinence des exercices. Cela aide à maintenir l'intérêt des stagiaires et à prévenir les abandons liés à un manque de pertinence perçue.

• Suivi et relance des stagiaires : Assuré par la coordination pédagogique via des e-mails (Freshdesk ou Dendreo), des commentaires et tags dans Freshdesk, ainsi que dans les tableaux de suivi des préinscriptions et  de suivi des ADF (et de suivi des absences et rattrapages ?)

• Rattrapage : Les stagiaires absents peuvent intégrer une session ultérieure pour récupérer les journées manquées, assurant ainsi la continuité de leur parcours.

• Perfectionnement : En cas de difficultés, les stagiaires ont la possibilité de participer à des journées d’autres sessions afin de consolider leurs acquis et atteindre les objectifs visés.

• Temps d’échange / questions-réponses intégrés dans les temps de formation.
  
  

• Procédures de gestion des ruptures de parcours : AHTMA Formation a mis en place des procédures pour gérer les situations de rupture de parcours :

  • Gestion de l'abandon en cours de formation

  • Gestion des annulations pré-formation

  • Gestion des absences en formation

Ces procédures permettent d'agir rapidement et efficacement en cas de risque de rupture, afin de trouver des solutions adaptées à chaque situation.

Éléments de preuve à l'AHTMA : 

• Recueil et exploitation des besoins des stagiaires via extranet  (cf critère 2.4) : 

  • formulaire de pré-inscription 

  • mails Dendreo

  • champs "traité" dans Dendreo

• Comptes rendus des entretiens d'admission en EMDR dans le drive 

• Extranet Stagiaires et mails d'invitation dans les logs Dendreo 

• Jauges limitées des formations :

  • Paramètres du catalogue de formation sur Dendreo

  • Nb de participants par session

• Locaux adaptés :

  • Visite

  • Critères de choix des salles en location

• Suivi et relance des stagiaires : 

  • Mails (Freshdesk ou Dendreo),

  • Commentaires et tags dans Freshdesk, 

  • Tableau de suivi des préinscriptions

  • Tableau de suivi des ADF

  • Tableau de suivi des absences et rattrapages ?

• Flexibilité des modalités et adaptations (cf critère 2.4) : 

  • Case "commentaires" dans le recueil des besoins, 

  • Tags "PSH", 

  • Fiche d'aménagement d'horaire

• Rattrapage des journées sur une autre session et perfectionnement : 

  • Mails

  • Contrats spécifiques 

  • Suivi des présences sur Dendreo

• Temps d’échange / questions-réponses : 

  • Itinéraires pédagogiques

  • Questionnaires de satisfaction

• Procédures de gestion des ruptures de parcours :

  • Gestion de l'abandon en cours de formation

  • Gestion des annulations pré-formation

  • Gestion des absences en formation

Audit Novembre 2024

Date : 07/11/2024

Échantillonnage 

1. EMDR Niv 1 - du 9 au 12 Janvier 2024 à Marseille
2. EMDR Niv 1 - du 1er au 4 juillet à Rennes 
3. EMDR Niv 2 - du 9 au 11 septembre en distanciel
4. Symbiopoids du 29 janvier au 1er février à Vannes (en portage)

Vérification et preuves fournies de l'échantillonnage 

• Tableau Monday - Suivi des absences et rattrapages

Points de vigilance de l'auditrice : 

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Plan d'action 2025


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