Procédure : Annulation d'une inscription par un stagiaire avant son entrée en formation

Cette procédure décrit les actions à mener par les différentes parties prenantes pour gérer l'annulation d'une inscription validée avant le début de la formation. Elle s'applique aux cas où un stagiaire, après avoir confirmé son inscription, décide de ne pas suivre la formation avant son démarrage.

Résumé de la procédure

1. Notification de l'annulation par le stagiaire.

2. Vérification des conditions d'annulation et conséquences financières.

3. Validation de l'annulation et notification de l'équipe pédagogique et administrative.

4. Enregistrement de l'annulation dans les dossiers administratifs.

5. Communication avec les parties prenantes (employeur, financeur).

Détail de la procédure

Étape 1 : Notification de l'annulation par le stagiaire

• Prérequis : Le stagiaire a confirmé son inscription et souhaite annuler sa participation avant le début de la formation.

• Actions :

  • Le stagiaire informe la coordinatrice de formation par email ou via l'application "AHTMA Contact" de sa volonté d'annuler son inscription.

Point de vigilance
S'assurer que le stagiaire soit bien informé des implications administratives et financières de son annulation, conformément aux CGV.

Étape 2 : Vérification des conditions d'annulation et conséquences financières

• Prérequis : L'annulation a été demandée par le stagiaire.

• Actions :

  • La coordinatrice de formation vérifie les conditions d'annulation stipulées dans les Conditions Générales de Vente (CGV).

  • Calculer les éventuels frais d'annulation applicables.

Point de vigilance
Vérifier si l'annulation relève d'un cas de force majeure, auquel cas des conditions particulières peuvent s'appliquer.

Étape 3 : Validation de l'annulation et notification de l'équipe pédagogique et administrative

• Prérequis : Les conditions d'annulation ont été vérifiées.

• Actions :

  • La coordinatrice de formation valide l'annulation et informe l'équipe pédagogique et administrative via la plateforme Monday et via Slack pour le formateur.

  • Mettre à jour le planning de formation en conséquence.

Point de vigilance
Assurer une communication rapide pour permettre à l'équipe de s'adapter à l'annulation du stagiaire.

Étape 4 : Enregistrement de l'annulation dans les dossiers administratifs

• Prérequis : L'annulation est validée et notifiée à l'équipe.

• Actions :

  • La coordinatrice de formation enregistre l'annulation dans les dossiers administratifs et met à jour le tableau de suivi sur la plateforme Monday.

  • Le service comptabilité est informé pour ajuster la facturation si nécessaire.
    
    

Point de vigilance
S'assurer que toutes les informations sur l'annulation soient bien documentées pour un suivi optimal.

Étape 5 : Communication avec les parties prenantes

• Prérequis : L'annulation est enregistrée.

• Actions :

  • Informer les parties prenantes externes (employeur, financeur) de l'annulation par email.

  • Fournir les informations nécessaires concernant les conséquences financières et administratives.

Point de vigilance
Assurer une communication claire sur les conséquences de l'annulation, notamment en termes de remboursement ou de frais d'annulation.

Point de vigilance généraux

- Assurer une communication fluide entre les parties prenantes à chaque étape de la procédure
- Maintenir une documentation rigoureuse pour éviter tout malentendu et faciliter le suivi administratif
- Veiller à ce que les conditions d'annulation soient appliquées de manière équitable et conformément aux CGV.