PLO4A _ Gestion des mises à jour des supports pédagogiques

Objectif : Garantir que les supports pédagogiques utilisés dans les formations soient systématiquement à jour, cohérents, validés et disponibles dans les délais impartis.

Résumé de la procédure

Xxxxxxx

Description détaillée des étapes de la procédure

Étape 1. Mise en place d'un planning d'impression et de mise à jour des supports par module 

• La responsable pédagogique et le directeur établissent un calendrier annuel de mise à jour, en coordination avec la responsable logistique et la responsable digitale.

• Le planning doit prendre en compte :
  • Les dates de sessions de formation programmées.
  • Le tableau des stocks mis à jour à chaque réception et expédition de supports. 
  • Les besoins d’impression (quantités à ajuster selon les prévisions).
  • La rotation des modules pour éviter les surstocks ou les ruptures.
  • Les périodes de forte activité et d’impression.

• Ce planning est partagé et mis à jour régulièrement.

Responsable Digital 
Responsable Pédagogique 
Directeur 
Responsable logistique 

Étape 2. Identification des besoins de mise à jour

• La responsable pédagogique analyse les besoins via :
  • Les retours des formateurs.
  • Les évolutions réglementaires ou pédagogiques.
  • Les retours d’expérience des sessions précédentes.
• Les mises à jour à réaliser sont listées et priorisées dans un Tableau monday : Mise à jour des supports pédagogiques

Points de vigilance : Lors de chaque mise à jour de livret, la révision du support PowerPoint est obligatoire pour garantir la cohérence (n° de pages, contenus, références croisées).

Responsable Pédagogique

Étape 3. Rédaction et révision des contenus

• La responsable pédagogique intègre les modifications dans la version de travail du support.
• Elle s’assure que toutes les sources et références sont à jour.

Responsable Pédagogique

Étape 4. Transmission des contenus

• La version révisée est transmise à la responsable digitale avec :
  • Le fichier source.
  • Les indications spécifiques de mise en forme si nécessaire.
  • La date limite de mise en page en lien avec le planning.

Responsable Pédagogique

Étape 5. Mise en page et vérification

• La responsable digitale met en page le document conformément à la charte graphique.
• Une relecture croisée est organisée entre la responsable digitale et la responsable qualité (ou la responsable pédagogique si elle assure la double vérification).   à valider avec Max
• Mettre à jour le tableau de suivi

Responsable Digital

Étape 6. Validation finale

• La responsable pédagogique valide la version finale après relecture. ?
• La version finale est archivée avec un numéro de version et une date.
• Le numéro de version est reporté dans le tableau de suivi.

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Étape 7. Impression

• La responsable logistique reçoit l'information que le fichier final est validé.
• Elle planifie l’impression selon les délais définis dans le planning et selon la procédure PLO1A _ Suivi des stocks de supports de cours et commandes auprès de l’imprimeur
• Les stocks sont vérifiés pour éviter les surplus ou ruptures.

Responsable logistique

Étape 8. Diffusion 

• La responsable pédagogique diffuse l'information auprès des formateurs concernés par la mise à jour. 

Responsable pédagogique

Points de vigilance généraux

Vérification de la cohérence entre les différents supports (diaporama, livret, annexes).
Respect du calendrier (aucun retard par rapport aux dates de formation).
Respect des droits d’auteurs et sources.
Uniformité graphique et respect des modèles fournis.
Archivage des anciennes versions pour traçabilité.

Plan de contrôle et d'amélioration

• Relecture "croisée" systématique ou validation finale par xxxxxxx
• Suivi par le biais du Tableau monday : Mise à jour des supports pédagogiques
• Suivi des stocks via le tableau Monday : Suivi des stocks des supports pédagogiques
• Mise en place de réunions de bilan semestriel entre les trois responsables pour analyser les retours et améliorer le processus.
• Suivi des réclamations et des suggestions des formateurs et stagiaires pour l'amélioration continue des supports par la responsable Qualité.

Liste des rôles et responsabilités

• Responsable pédagogique : rédaction, mise à jour des contenus, validation finale ?, diffusion
• Responsable digitale : mise en page, respect de la charte graphique, relecture rapide.
• Responsable logistique : impression, gestion des stocks.

Documentation et éléments de preuve 

• Planning 
• Tableau monday : Mise à jour des supports pédagogiques
• Tableau de suivi ...
• Archivage des versions précédentes.
• Compte-rendu de réunion de suivi.

Version et historique des modifications 

Intitulé : Gestion des mises à jour des supports pédagogiques

• Version : PLO4A  
• Date de création : 03/03/2025
• Date de mise à jour : 

Historique des modifications : nc