Procédure : Gestion des questionnaires de satisfaction et recueil des suggestions

Indicateur : 90% minimum de taux de retour 

Questions : 

Objectif 

Assurer la collecte systématique des retours des parties prenants (participants et financeurs) à la fin de chaque formation (en présentiel ou à distance), afin de mesurer leur satisfaction, identifier les axes d’amélioration et répondre aux exigences Qualiopi. 

Résumé de la procédure 

Cette procédure décrit les étapes à suivre pour envoyer les emails automatiques ou manuels via Dendréo, collecter les auto-positionnements pré-formation et post-formation, et recueillir les besoins spécifiques des participants.

Étape 1. Pré-formation : Collecte des auto-positionnements et des besoins

Responsable : Coordination de formation

Étape 2. Pendant la formation : Collecte des auto-positionnements et des besoins et amélioration du parcours des apprenants

Responsable : Les formateurs

Étape 3. Post-formation : Relance des participants et intégration des notes dans la base Dendréo 

Responsable : Coordination de formation

Étape 4. Analyse des données et diffusion

Responsable : Responsable Qualité

Description détaillée des étapes de la procédure

Participants : 

Étape 1. En fin de formation

• Réserver 10 à 15 minutes pour que les participants remplissent le questionnaire, envoyé automatiquement 2h avant la fin de la formation  ou accessible directement via leur extranet (ou, en cas de besoin, via un QR code sur la feuille).

• Expliquer l’intérêt du questionnaire et préciser leur caractère non anonyme

• Proposer un recueil papier anonyme

• Mentionner que les suggestions sont lues et peuvent conduire à des ajustements réels.

• Encourager la transparence et la précision des retours.

Responsable : Les formateurs

Bon à savoir : Le retour au questionnaire de satisfaction par les stagiaires n’est pas une obligation légale. Toutefois, dans le cadre de la certification Qualiopi, nous avons l’obligation de leur proposer systématiquement ce questionnaire en fin de formation.

Au-delà de cette exigence réglementaire, les retours des participants constituent une source précieuse d’amélioration continue pour l’AHTMA. Ils nous permettent d’ajuster nos contenus, méthodes pédagogiques et modalités organisationnelles en fonction des besoins réels exprimés.

Afin de maximiser le taux de réponse, nous recommandons vivement que le questionnaire soit rempli pendant le temps de formation, idéalement en fin de session. En effet, l’expérience a démontré que lorsque les stagiaires sont invités à le compléter chez eux, le taux de réponse chute significativement, compromettant à la fois la représentativité des retours et l’analyse qualité.

? Astuce : Prévoir un temps dédié de 10 à 15 minutes en fin de formation, dans une ambiance calme, et accompagner les stagiaires dans l’accès au questionnaire (via extranet, QR code ou lien direct) favorise fortement la participation.

Étape 2. Suivi et relance 

• Vérifier, le lendemain de la session, le taux de réponses dans Dendréo.

• Relancer sous 48h les participants n’ayant pas encore répondu.

• Faire jusqu’à deux relances si nécessaire (à J+2 et J+5 maximum).

• Mettre à jour le tableau Suivi des ADF sur Monday
  
  

Responsable : Coordination de formation

Étape 3. Analyse des données et diffusion 

Tous les trimestres :

• Extraire un bilan des auto-évaluations via Dendréo
• Analyser les données collectées
• Diffuser les informations pertinentes par le biais d'une revue trimestrielle.

Responsable : Responsable Qualité

Financeurs : OPCO / France Travail / Entreprises

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 Points de vigilance généraux 

C'est une exigence Qualiopi (critère VII), tout manquement peut être considéré comme une NC mineure 

Plan de contrôle et d'amélioration

• Suivi trimestriel et revue des réponses par le service Qualité pour analyser les points faibles
• Suivi rigoureux du tableau Suivi des ADF sur Monday 
• Mise à jour annuelle de la procédure si nécessaire.

Liste des rôles et responsabilités

Coordination de formation : suivi des taux de réponse et relances 
Formateur : consultation des résultats avant et en fin de formation. 
Responsable Qualité Formation :  analyse des taux de retour et des données collectées, proposition d’améliorations. 

Documentation et éléments de preuve 

Historique des envois et relances dans les logs Dendréo 
Exports Excel des réponses 
Comptes-rendus des réunions / messages slacks 
Tableau Suivi des ADF sur Monday