Procédure : Gestion des absences en formation

Cette procédure décrit les actions à mener par les différentes parties prenantes pour gérer les absences des stagiaires pendant leur formation. Elle s'applique aussi bien aux absences anticipées (prévues et demandées) qu'aux absences non anticipées.

Résumé de la procédure

1. Notification de l'absence par le stagiaire (anticipée ou non).

2. Validation de la demande d'absence (en cas d'absence anticipée).

3. Notification de l'équipe pédagogique et administrative.

4. Enregistrement de l'absence dans les dossiers administratifs.

5. Suivi pédagogique après une absence (si nécessaire).

6. Mise à jour des outils de suivi et des logiciels de gestion.

Détail de la procédure

Étape 1 : Notification de l'absence par le stagiaire

• Prérequis : Le stagiaire est informé de la nécessité de notifier toute absence.

• Actions :

  • En cas d'absence anticipée, le stagiaire doit informer la coordinatrice de formation par email ou via l'application "AHTMA Contact" au moins 48 heures à l'avance.

  • En cas d'absence non anticipée, le stagiaire doit informer la coordinatrice de formation dès que possible, par téléphone ou via l'application "AHTMA Contact".

Point de vigilance
S'assurer que le stagiaire soit bien informé des conséquences possibles de son absence sur son parcours de formation.

Étape 2 : Validation de la demande d'absence (pour absences anticipées)

• Prérequis : Le stagiaire a formulé une demande d'absence anticipée.

• Actions :

  • La coordinatrice de formation évalue la demande et vérifie sa conformité avec les règles de la formation.

  • Une réponse est apportée au stagiaire par email pour valider ou refuser la demande d'absence.

Point de vigilance
Vérifier que l'absence ne compromet pas les objectifs pédagogiques du stagiaire.

Étape 3 : Notification de l'équipe pédagogique et administrative

• Prérequis : L'absence est confirmée (qu'elle soit anticipée ou non).

• Actions :

  • La coordinatrice de formation informe l'équipe pédagogique et administrative de l'absence via la plateforme Monday.

  • Mettre à jour le planning de formation en conséquence.

Point de vigilance
Assurer une communication rapide pour permettre aux formateurs de s'adapter à l'absence du stagiaire.

Étape 4 : Enregistrement de l'absence dans les dossiers administratifs

• Prérequis : L'absence est validée et notifiée à l'équipe.

• Actions :

  • La coordinatrice de formation enregistre l'absence dans les dossiers administratifs et met à jour le tableau de suivi sur la plateforme Monday.

  • La coordinatrice de formation met également à jour l'onglet "Présence" de l'action de formation concernée dans Dendreo, notre logiciel ERP de gestion de centre de formation, afin de suivre le nombre d'heures effectuées par chaque participant.

Point de vigilance
S'assurer que toutes les informations sur l'absence soient bien documentées pour un suivi optimal.

Étape 5 : Suivi pédagogique après une absence

• Prérequis : Le stagiaire a été absent.

• Actions :

  • La coordinatrice de formation contacte le stagiaire pour planifier un rattrapage des sessions manquées, si nécessaire.

  • Le formateur concerné adapte le contenu pédagogique pour permettre au stagiaire de rattraper les connaissances manquées.

Point de vigilance
Veiller à ce que le stagiaire ne prenne pas de retard et que les objectifs pédagogiques soient atteints malgré l'absence.

Étape 6 : Mise à jour des outils de suivi et des logiciels de gestion

• Prérequis : L'absence a été enregistrée et le suivi administratif est à jour.

• Actions :

  • Mettre à jour le tableau de reporting et suivi des absences/rattrapages sur Monday.

  • Assurer que toutes les absences soient bien reportées dans l'onglet "Présence" de l'action de formation dans Dendreo pour garantir une traçabilité complète.

• Point de vigilance : 

Point de vigilance
Veiller à ce que tous les outils de suivi (Monday, Dendreo) soient correctement mis à jour afin de ne pas perturber l'organisation et le suivi des actions de formation.

Point de vigilance généraux

- Assurer une communication fluide entre les parties prenantes à chaque étape de la procédure
- Maintenir une documentation rigoureuse pour éviter tout malentendu et faciliter le suivi administratif.

- Veiller à ce que les absences ne compromettent pas la réussite du parcours de formation du stagiaire.