Niveau Attendu : Les modalités d’accueil et les conditions de déroulement de la prestation sont formalisées et diffusées. Non-conformité : Mineure

Comment informez-vous les bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation ?

AHTMA Formation s'engage à informer de manière transparente les bénéficiaires sur les conditions de déroulement de la prestation de formation, afin de garantir une expérience optimale.

Avant la formation : 

• Site internet et brochures

  Les modalités de déroulement des formations (objectifs, programme, prérequis, durée, méthodes mobilisées, évaluations, accessibilité, etc.) sont consultables sur le site internet d’AHTMA Formation et dans les plaquettes diffusées en amont.

• Formulaire de pré-inscription : Une fois la pré-inscription validée, le bénéficiaire reçoit une confirmation de préinscription et les détails du processus d'inscription à la formation. 

• Documents contractuels (contrat ou convention de formation) : 

  Chaque bénéficiaire reçoit un contrat ou une convention de formation précisant : les engagements réciproques, le programme de formation, les modalités pédagogiques et techniques, les conditions financières avec en annexe le règlement intérieur.
  Ce document est signé en amont de la formation. 

Inclure le RI dans les mails de relance 

• Convocations
  Les bénéficiaires reçoivent une ou deux convocations : à J-30 et à J-7.
  Ces convocations précisent les informations logistiques (horaires, lieu, matériel nécessaire, etc.).

• Accueil des stagiaires : 

En présentiel : livret d’accueil remis au démarrage avec : 

• Présentation d’AHTMA Formation et des référents
• Engagements qualité de l'AHTMA
• Charte éthique du praticien
• Code de conduite du stagiaire
• Présentation des formations proposées par AHTMA
• Règlement intérieur
• Programme détaillé de la formation (programme + objectifs pédagogiques)

En distanciel : mail d’accueil à J-15 ou J-2 contenant : 

• Présentation d’AHTMA Formation et des référents
• Engagements qualité de l'AHTMA
• Charte éthique du praticien
• Code de conduite du stagiaire
• Présentation des formations proposées par AHTMA
• Règlement intérieur
• Programme détaillé de la formation (programme + objectifs pédagogiques)

• Accès à l'extranet Stagiaire : mail à J-7 ou J-2 :  Chaque stagiaire dispose d'un extranet qui lui permet d'accéder à toutes les informations concernant sa formation, ainsi qu'à différents questionnaires (auto-positionnements, questionnaire de satisfaction, recueil des besoins et attentes).

Pendant la formation :

• Réunion d'accueil : Une réunion d'accueil est organisée en début de formation pour présenter les conditions de déroulement de la prestation, rappeler les attentes et les objectifs, et répondre aux questions des stagiaires.
  
  
• Affichage dans les locaux : Le règlement intérieur est affiché de manière visible, y compris à l’extérieur.
  À l'extérieur, l’affichage mentionne le numéro d’agrément ADF. Une photo de ce règlement est conservée à des fins de traçabilité accompagné du certificat Qualiopi 

En mise à jour - cf message slack sur le canal Bureau - ne pas hésiter à faire des retours, des demandes d'ajout....
Prévoir une session photo avec les règlements intérieurs des pochettes (n° ADF écrit à la main) accompagné du certificat Qualiopi. 

Éléments de preuve à l'AHTMA : 

• Tableau du suivi des ADF

• Extranet Stagiaire et transmission des accès par e-mail

• Programmes et informations accessibles via le site internet

• Description complète du processus d'inscription avant validation de la préinscription

• Communication des informations et envoi de la convention / contrat de formation / convocation par e-mail / règlement intérieur / charte éthique 

• Accès à l'application AHTMA Contact pour les stagiaires

• Transmission des accès à la plateforme e-learning par e-mail

• Envoi du programme détaillé de la formation avec la convention

• Livret d'accueil des stagiaires incluant les informations spécifiques PSH  

• Fiche d'aménagement des horaires à la demande du participant

• Page Web dédiée aux options d'hébergement et de restauration (uniquement pour Vannes)

• 1 ère pages des supports PowerPoint de formation

Accès à l'application AHTMA : terminé
Informations PSH : dans tous les livrets ou seulement lorsqu'il y a une demande spécifique ? 

Audit Novembre 2024

Date : 07/11/2024

Échantillonnage 

1. EMDR Niv 1 - du 9 au 12 Janvier 2024 à Marseille
2. EMDR Niv 1 - du 1er au 4 juillet à Rennes 
3. EMDR Niv 2 - du 9 au 11 septembre en distanciel
4. Symbiopoids du 29 janvier au 1er février à Vannes (en portage)

Vérification et preuves fournies de l'échantillonnage 

• Mails d'envoi des formulaires de pré-formations 
• Mails d'envoi des documents contractuels + signature + reporting dans le tableau du suivi des ADF 
• Distanciel :  Mail d'envoi des docs d'accueil
• Mail de convocation en automatique + log + vérification de réception dans le tableau du suivi des ADF
• Ouverture d'un extranet participant 

Points de vigilance de l'auditrice : 

? En novembre, pas de point de vigilance. 

Plan d'action 2025

- Intégrer les objectifs pédagogiques et opérationnels dans les contrats / conventions de formation

- Intégrer les documents du livret d'accueil dans l'extranet des stagiaires