Procédure : Gestion des auto-positionnements et recueils des besoins

Indicateur : 100% de retour 

2. Que fait-on si quelqu'un ne répond pas à son auto-éval en distanciel ? 2 relances ? pas d'attestation de présence ? notes fictives ?

Objectif 

Garantir la bonne collecte des auto-positionnements et des besoins des participants via la plateforme Dendréo, avant et après chaque session de formation, afin de répondre aux exigences qualité Qualiopi et améliorer le parcours des apprenants.

Résumé de la procédure 

Cette procédure décrit les étapes à suivre pour envoyer les emails automatiques ou manuels via Dendréo, collecter les auto-positionnements pré-formation et post-formation, et recueillir les besoins spécifiques des participants.

Étape 1. Pré-formation : Collecte des auto-positionnements et des besoins

Responsable : Coordination de formation

Étape 2. Pendant la formation : Collecte des auto-positionnements et des besoins et amélioration du parcours des apprenants

Responsable : Les formateurs

Étape 3. Post-formation : Relance des participants et intégration des notes dans la base Dendréo 

Responsable : Coordination de formation

Étape 4. Analyse des données et diffusion

Responsable : Responsable Qualité

Description détaillée des étapes de la procédure

Étape 1. Pré-formation 

• Envoi automatique de l’email d’auto-positionnement et recueil des besoins au moins 15 jours avant la formation.
• Relance automatique via la convocation à J-7.
• Mettre à jour le tableau Suivi des ADF sur Monday
• Envoyer automatiquement à J-2 l'email d’auto-positionnement et recueil des besoins. Seuls les participants n'ayant pas réceptionné le mail à J-15 recevront l'email.
• De J-5 à J-1, selon les lieux de formation : 

            Recueil des besoins & attentes 

1. Lire et traiter si nécessaire 
2. Changer le statut en "traité partiellement"
3. Ajouter un commentaire en cas d'ajustement pédagogique et/ou aménagement spécifique (cf copie d'écran ci-dessous)

            Auto-positionnements d'entrée

1. Imprimer les fiches d’auto-évaluation d’entrée pour les participants n’ayant pas répondu
2. Les mettre dans la pochette 
3. Inscrire le nombre sur la Liste des Documents ADF

            Auto-positionnements de sortie

1. Imprimer les fiches d’auto-évaluation de sortie pour tous les participants
2. Les mettre dans la pochette

Point de vigilance : 
Ajouter des remarques spécifiques dans la case "commentaires" en cas de besoin d’ajustement pédagogique et ne pas hésiter à contacter par téléphone le formateur avant la formation 

Responsable : Coordination de formation

Étape 2. Pendant la formation 

• Auto-positionnement d’entrée et recueil des besoins :

1. En début de session, prévoir un temps spécifique pour permettre aux participants de compléter les auto-évaluations non réalisées, en les encourageant à le faire directement via leur extranet sur téléphone. Le formulaire est accessible en bas de la page d’accueil de leur espace personnel ou via le lien transmis par email avant la formation. 
2. Prendre en compte les auto-positionnements collectés afin d’ajuster le contenu et les priorités pédagogiques en fonction des besoins exprimés.
3. Dans l'onglet "recueil des besoins", changer le statut Dendréo par "Traité" après lecture et prise en considération des commentaires 
   
   

• Auto-positionnement de sortie et recueil des suggestions :

1. En fin de formation, réserver un temps dédié pour que les participants puissent compléter leurs auto-positionnements de sortie et formuler leurs suggestions, toujours en privilégiant l’utilisation de l’extranet. Le formulaire est accessible en bas de la page d’accueil de leur espace personnel ou via le lien transmis deux heures avant la fin de la formation.  
2. Vérifier les réponses afin d’identifier d’éventuelles difficultés et, si nécessaire, prendre contact avec les stagiaires concernés pour un accompagnement complémentaire.

Point de vigilance : Aucune attestation ni certification n'est transmise tant que les auto-évaluations ne sont pas renseignées.  

Responsable : Les formateurs

Cas spécifique des formations en distanciel : tout se fait directement via l’extranet.

Étape 3. Après la formation : 

• En cas d’auto-positionnements non complétés à la fin de la formation, procéder à des relances jusqu’à obtention des réponses.
• Mentionner qu’aucune attestation ou certification ne sera transmise tant que les formulaires ne sont pas complétés.

Points de vigilance : 
En cas de doute sur les auto-évaluations, contacter directement le formateur. 
Ne transmettre ni attestation de présence ni certification tant que les auto-évaluations ne sont pas renseignées.

• Mettre à jour le tableau Suivi des ADF sur Monday
• Intégrer les notes issues des formulaires papier dans la base Dendréo

Responsable : Coordination de formation

Étape 4. Analyse des données et diffusion 

Tous les trimestres :

• Extraire un bilan des auto-évaluations via Dendréo
• Analyser les données collectées
• Diffuser les informations pertinentes par le biais d'une revue trimestrielle.

Responsable : Responsable Qualité

 Points de vigilance généraux 

En distanciel, veillez à ce que tous les formulaires d'auto-positionnement soient bien complétés en version numérique

Ne transmettre ni attestation de présence ni certification tant que les auto-évaluations ne sont pas renseignées.

C'est une exigence Qualiopi (critère II), tout manquement peut être considéré comme une NC mineure 

Plan de contrôle et d'amélioration

• Suivi trimestriel et revue des réponses par le service Qualité pour analyser les points faibles
• Suivi rigoureux du tableau Suivi des ADF sur Monday 
• Mise à jour annuelle de la procédure si nécessaire.

Liste des rôles et responsabilités

Coordination de formation : suivi des taux de réponse, relances et intégration des notes sur Dendréo 
Formateur : consultation des résultats avant et en fin de formation. 
Responsable Qualité Formation :  analyse des taux de retour et des données collectées, proposition d’améliorations.

Documentation et éléments de preuve 

Historique des envois et relances dans les logs Dendréo
Exports Excel des réponses pré et post-formation.
Comptes-rendus des réunions / messages slacks
Tableau Suivi des ADF sur Monday

Version et historique des modifications 

Intitulé : Gestion des auto-positionnements et recueils des besoins

• Version : PCF11A 
• Date de création : 01/04/2025
• Date de mise à jour : 

Historique des modifications : nc