Procédure : Gestion de l'abandon d'un stagiaire en cours de formation

Cette procédure décrit les actions à mener par les différentes parties prenantes pour identifier, gérer et prévenir l'abandon d'un stagiaire pendant sa formation. Elle s'applique à tous les intervenants pédagogiques et administratifs concernés.

Code : SP-01-A

Résumé de la procédure

1. Identification des signes de décrochage.

2. Déclaration de l'intention d'abandon (par téléphone, email, ou application AHTMA Contact).

3. Notification de la personne chargée du suivi pédagogique.

4. Entretien avec le stagiaire pour proposer des solutions (si possible).

5. Formalisation de l'abandon et mise à jour du tableau de suivi.

6. Notification des parties prenantes (employeur, financeur, équipe pédagogique).

7. Mise à jour de la facturation par le service comptabilité.

8. Proposition éventuelle de reprise de la formation si les conditions le permettent.

Détail de la procédure

Étape 1 : Identification des signes précurseurs d'abandon

Prérequis : Le stagiaire a complété une auto-évaluation des compétences à l'entrée en formation, et un suivi pédagogique régulier est effectué par les formateurs.

Actions :

• À l'entrée en formation, chaque stagiaire complète une auto-évaluation des compétences et indique ses besoins et attentes spécifiques.

• Les formateurs observent les stagiaires pour identifier des difficultés potentielles, notamment lors des échanges, des exercices pratiques, des évaluations à mi-parcours, ou des sessions de supervision.

• La chargée de suivi pédagogique effectue un suivi régulier des stagiaires afin de détecter d'éventuels signes de décrochage.

Point de vigilance
Être attentif aux stagiaires montrant des signes de démotivation ou exprimant des difficultés personnelles pendant la formation.

Étape 2 : Déclaration de l'intention d'abandon

Prérequis : Le stagiaire exprime son intention d'abandonner.

Actions :

• Le stagiaire exprime son intention d'abandonner par téléphone ou via l'application "AHTMA Contact".

• La demande doit ensuite être formalisée par email.

Point de vigilance
S'assurer que le stagiaire soit bien informé des implications administratives et financières de sa demande d'abandon.

Étape 3 : Notification interne

Prérequis : La demande d'abandon a été formalisée par le stagiaire.

Actions :

• La personne chargée du suivi pédagogique est informée en premier lieu.

• La personne chargée du suivi pédagogique notifie ensuite le reste de l'équipe pédagogique afin de prendre les dispositions nécessaires.
  

Point de vigilance
Assurer une communication rapide pour minimiser l'impact sur l'organisation de la formation.

Étape 4 : Entretien avec le stagiaire

Prérequis : Le stagiaire a exprimé une intention d'abandonner.

Actions :

• Un entretien est organisé pour comprendre les raisons de l'abandon et proposer des solutions alternatives.

• Cet entretien est mené par le formateur ou la chargée du suivi pédagogique.

Point de vigilance
Écouter activement le stagiaire et explorer toutes les options possibles avant de confirmer l'abandon.

Étape 4a : Proposition de reprise de la formation

Prérequis : Les raisons de l'abandon sont temporaires et le stagiaire est intéressé par une reprise.

Actions :

• Si les raisons de l'abandon sont temporaires, proposer une reprise de la formation à un moment plus favorable.

• Si reprise acceptée, se référer à la procédure : Gestion des absences en formation

Point de vigilance
Veiller à ce que les conditions de reprise soient claires pour le stagiaire et que le suivi administratif soit complet.

Étape 5 : Formalisation de l'abandon

Prérequis : La décision d'abandon est confirmée après entretien (le cas échéant).

Actions :

• La personne chargée du suivi pédagogique formalise l'abandon dans les dossiers administratifs.

• Mise à jour du tableau de suivi des abandons sur la plateforme Monday.

• Mise à jour de l'action de formation concernée 

Point de vigilance
S'assurer que toutes les informations soient bien documentées pour un suivi optimal.

Étape 6 : Notification des parties prenantes

Prérequis : L'abandon est formalisé.

Actions :

• Les parties prenantes externes (employeur, financeur) sont informées de l'abandon par email.

• L'équipe pédagogique est notifiée via le tableau Monday mis à jour.

Point de vigilance
Assurer une notification rapide et précise à toutes les parties concernées.

Étape 7 : Mise à jour de la facturation

Prérequis : L'abandon est enregistré.

Actions :

• Le service comptabilité met à jour la facturation en fonction de l'abandon.

• Informer les organismes financeurs des modifications nécessaires.

Point de vigilance
Vérifier l'application des Conditions Générales de Vente (CGV) pour ajuster les frais le cas échéant.

Point de vigilance généraux : 
- Assurer une communication fluide entre les parties prenantes à chaque étape de la procédure.
- Maintenir une documentation rigoureuse pour éviter tout malentendu et faciliter le suivi administratif.

Documents liés :

• Tableau de suivi des abandons (plateforme Monday)

• Conditions Générales de Vente (CGV)

Points de contact :

• Chargée de suivi pédagogique

• Service comptabilité