Les critères qualité clés pour les formateurs

Les formateurs jouent un rôle essentiel dans la mise en conformité des formations avec le référentiel Qualiopi et les attentes des financeurs (D2OF). Ils sont aussi des acteurs important à l’amélioration continue de l’AHTMA.

Plusieurs critères vous impliquent directement, notamment en matière d'organisation, de suivi des stagiaires et d'évaluation de la formation. 

Référentiel Qualiopi : V9 - 8  janvier 2024

Référentiel de contrôle qualité D2OF : version 2025

1. Qualiopi : Voici les principaux critères et indicateurs :

✅ Critère 1 – L’information du public

Indicateur 1 : Les informations sont accessibles. Durant la formation, le formateur doit également veiller à ce que les modalités de formation soient respectées et clairement communiquées aux stagiaires.

Responsabilité du formateur :

• Présenter le déroulement de la formation, les objectifs pédagogiques et les modalités d’évaluation. 
• Vérifier l’accessibilité des contenus et des ressources pour les stagiaires.
• Utiliser les supports de formation approuvés par le service pédagogique.
• Assurer la cohérence entre les outils pédagogiques et les objectifs de formation.

Éléments de preuve : 

• Premières slides de présentation sur les powerpoints
• Documents ADF listés sur la "liste des documents ADF"
• Livret d'accueil

✅ Critère 2 – L’identification des objectifs et l’adaptation aux publics 

Indicateur 4 : C'est l'analyse du besoin. Le formateur doit s'adapter aux profils des apprenants.

Responsabilité du formateur :

• Adapter les contenus et la pédagogie en fonction des besoins et niveaux des stagiaires.
• Identifier les éventuelles difficultés des participants et ajuster son accompagnement en conséquence.

Éléments de preuve : 

• Auto-positionnements d'entrée

✅ Critère 3 – L’accompagnement et le suivi des bénéficiaires

Indicateur 10 : Les formateurs doivent contribuer au suivi rigoureux de la participation et de la progression est nécessaire, incluant la présence des stagiaires. 

Responsabilité du formateur :

• S’assurer de l’émargement des stagiaires à chaque demi-journée.
• Signaler toute absence à l’équipe de coordination dans les 30 minutes, par écrit (mail ou sms)
• Suivre la progression des participants et identifier les éventuelles difficultés.

Éléments de preuve : 

• Feuilles d’émargement signées par les stagiaires et le formateur à chaque demi-journée (système d’émargement numérique pour les sessions en distanciel)
• Notifications de présences avec traçabilité des absences. 
• Aménagements spécifiques pour les PSH, les apprenants en difficultés… 
• Auto-positionnements de sortie

✅ Critère 4 – L’adéquation des moyens pédagogiques aux objectifs

Indicateur 17 : Les formateurs doivent participer à la mise en place des moyens humains, techniques et environnementaux nécessaires à la formation. 

Responsabilité du formateur :

• Utiliser les supports et outils pédagogiques adaptés aux objectifs de formation.
• Veiller à la mise à jour des ressources pédagogiques et à leur pertinence.
• Garantir un environnement d’apprentissage favorable aux apprenants.
• S’assurer de l’accessibilité des outils pour tous les participants (y compris les personnes en situation de handicap).

Éléments de preuve : 

• Supports pédagogiques approuvés par la responsable pédagogique 
• Compte-rendu de formation dûment complété et signé

✅ Critère 5 – La qualification et le développement des compétences des formateurs

Indicateur 21 et 22 : Les formateurs doivent être compétents et à jour dans leurs connaissances et pratiques pédagogiques.

Responsabilité du formateur :

• Se former régulièrement pour améliorer ses compétences pédagogiques et techniques.
• Connaître et appliquer les exigences Qualiopi dans ses pratiques avec comme support, la responsable Qualité. 

Éléments de preuve : 

• CV disponible et mis à jour tous les ans
• Attestations et certifications de formation continue
• Contrats de prestation pour chaque formation
• Extrait K-bis, RC Pro avec l'activité de formation
• N° DREETS
• Charte éthique à signer
• Connaissance et application du présent document et signature de l'attestation de prise de connaissance à chaque révision de Qualiopi

✅ Critère 6 – L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel

Indicateur 23 : Les formateurs doivent participer à la démarche qualité de l’organisme de formation.

Responsabilité du formateur :

• Contribuer à l’amélioration continue des formations en partageant ses retours et ceux des stagiaires.
• Respecter les procédures mises en place par l’organisme de formation.

Éléments de preuve : 

• Questionnaire de satisfaction des participants 
• Questionnaire de satisfaction des formateurs  
• Slack _ Groupes avec les formateurs pour partager les veilles
• Réunions semestrielles 

2. D2OF : Voici les principaux critères et indicateurs :

En parallèle de Qualiopi, le référentiel réglementaire GIE D2OF, basé sur le décret n°2023-1396, vient renforcer les contrôles des financeurs (OPCO, FIF PL…), notamment sur la traçabilité, la transparence, le suivi des partenaires sous-traitants et la qualité des actions de formation.
Ce référentiel ne remplace pas Qualiopi, mais le complète, en durcissant certaines exigences.

Il comprend 17 critères, dont 3 majeurs : 4.2, 5.1 et 6.2. 

✅ Indicateur 3.5 – Interaction et accessibilité à l’information

Responsabilité du formateur :

• Favoriser l’interaction avec les stagiaires pendant la formation.

• Encourager les participants à poser des questions et vérifier qu’ils en ont eu la possibilité.

• Veiller à ce que les stagiaires aient accès aux informations et ressources nécessaires (supports, liens, documents).

Éléments de preuve :

• Observations du formateur dans le bilan de formation

• Supports ou dispositifs de communication (slides, itinéraires pédagogiques...).

• Résultats d’enquêtes de satisfaction avec questions sur l’interactivité.

✅ Indicateur 4.2 – Vérification de la participation effective des stagiaires

Responsabilité du formateur :

• Tenir à jour les registres de présence (émargements individuels et collectifs).

• Noter les absences et proposer des solutions de rattrapage si possible.

Éléments de preuve :

• Émargements signés : papier et/ou numérique

• Propositions de rattrapage et/ou perfectionnement dans la case "commentaires" dans le recueil des besoins sur l'extranet et/ou dans le bilan de fin de formation

✅ Indicateur 5.1 – Cohérence des profils et compétences des formateurs

Responsabilité du formateur :

• Maintenir ses compétences à jour dans son domaine d’intervention.

• Actualiser chaque année son CV et transmettre ses nouvelles certifications.

• Assurer une adéquation claire entre ses compétences et le contenu de la formation.

Éléments de preuve :

• CV à jour tous les ans

• Attestations/certificats de formation continue.

• Preuves des entretiens avec la responsable pédagogique

• Processus de recrutement

✅ Indicateur 6.2 – Gestion des relations avec les sous-traitants

Responsabilité du formateur :

• Respecter les conditions fixées dans le contrat de sous-traitance

• Fournir tous les éléments demandés pour démontrer la qualité et la conformité de son intervention.

• Participer aux évaluations qualité mises en place par AHTMA Formation.

Éléments de preuve :

• Contrat précisant le cadre et les responsabilités.

• Résultats d’évaluations internes et retours des stagiaires.

• Preuves de corrections ou d’ajustements suite à des observations qualité.

• Process et outils d'évaluation des sous-traitants

En résumé : Les principales responsabilités des formateurs dans Qualiopi et D2OF

• Veiller au bon déroulement des formations en respectant les modalités prévues (Critère 1.1 Qualiopi)

• Adapter son approche pédagogique aux besoins des apprenants & suivre la progression des stagiaires, identifier les difficultés et proposer des solutions adaptées (Critère 2.4 Qualiopi)

• Faciliter l'interaction avec les stagiaires par des temps de questions/réponses (Critère 3.5 D2OF)

• Assurer l’émargement des participants à chaque demi-journée et signaler toute absence dans les 15 minutes (Critères 3.10 Qualiopi  et 4.2 D2OF)

• Utiliser les outils et supports validés pour garantir la cohérence avec les objectifs pédagogiques (Critère 4.17 Qualiopi)

• Se former et se professionnaliser en continu pour garantir une formation de qualité et en phase avec les évolutions du secteur & s’informer et appliquer les exigences Qualiopi et D2OF, afin d’assurer la conformité et la traçabilité des actions de formation (Critère 5.21-22 Qualiopi et 5.1-6.2  D2OF)

• S’inscrire dans une démarche d’amélioration continue, en partageant ses retours et en contribuant à l’évolution des formations (Critère 6/23 Qualiopi)

Un grand merci pour votre collaboration !

Référentiel : V9 – 8 janvier 2024