Procédure : Mises à jour de dates d'une session de formation
Ce document reprend toutes les démarches à effectuer lors d’une mise à jour de date de session dispensée par AHTMA Formation.
Résumé de la procédure
- Étape 1. Toute mise à jour concernant des dates ou des villes de session de formation doit être mis à jour sur le Calendrier de formation et partagée via le canal "Bureau" sur Slack.
Par : La direction et/ou le service commercial- Étape 2. Une fois l'information partagée, il convient de mettre à jour les éléments suivants si applicable :
- Monday qui assure le suivi des ADF
- Dendreo : qui assure le suivi des inscriptions aux sessions de formations et héberge les itinéraires de formation.
- Jotform : qui héberge le formulaire de pré-inscription.
- Site web d’AHTMA Formation
Page de présentation des formations concernées
Par : Le service Marketing et Communication Par : Le service Coordination de formation
- Étape 3. Après avoir effectué toutes les modifications, informer le bureau de la mise à jour de tous les supports.
Par : Le service Marketing et Communication Par : Le service Coordination de formation
Temps estimé : 2h/formation
Description détaillée des étapes de la procédure
Étape 1. Toute mise à jour concernant des dates ou des villes de session de formation doit être mis à jour sur le Calendrier de formation et partagée via le canal "Bureau" sur Slack.
Par : La direction et/ou le service commercialEmplacement : OneDrive - AHTMA Formation\1-OUTILS QUOTIDIENS\CALENDRIERS FORMATION
Étape 2. Une fois l'information partagée, il convient de mettre à jour les éléments suivants si applicable :
Par : Le service Coordination de formation1. Monday
Ajouter ou mettre à jour un module dans Inscriptions dans l'ordre chronologique
Dans le cas de formation annulée, inscrire la mention " Annulé" à la fin de l'intitulé du module
2. Dendréo
Pour une formation existante :
- Dans "Formation Inter", cliquer sur la formation à mettre à jour
- Cliquer dans "Créneaux" dans le bandeau à gauche
- Modifier les dates
- Cliquer sur sauvegarder
Par : Le service Marketing et Communication
3. Jotform
XXXXXX
4. Le site web d’AHTMA Formation
Le jour de la mise en application des nouveaux tarifs, plusieurs pages et modules du site web doivent être mis à jour. Voici comment procéder étape par étape :
- Se connecter au tableau de bord du site web.
- Mise à jour des pages de formation concernées :
- Dans « Pages », rechercher le nom de la formation.
- Cliquer sur « Modifier avec Elementor ».
- Opérer les modifications sur la page – Les dates sont présentes :
Étape 3 : oene
Étape 4. Après avoir effectué toutes les modifications, informer le bureau de la mise à jour de tous les supports par le biais du canal "Slack"
Par : Le service Marketing et Communication
Par : Le service Coordination de formation
Points de vigilance généraux
Plan de contrôle et d'amélioration
Liste des rôles et responsabilités
La direction et/ou le service commercial : En charge de l'élaboration du planning et de la communication interne.
Le service Marketing et Communication : Responsable de la mise à jour du calendrier sur Jotform et le Site web
Le service Coordination de formation : Responsable de la mise à jour du calendrier sur Monday et Dendréo
Documentation et éléments de preuve
Version et historique des modifications
Intitulé : Mise à jour de dates d'une session de formation
- Version : CM2A
- Date de création : 17/02/2025
- Date de mise à jour :
Historique des modifications : nc
- Dans « Pages », rechercher le nom de la formation.
- Cliquer sur « Modifier avec Elementor ».
- Opérer les modifications sur la page – Les dates sont présentes :
Documentation et éléments de preuve
Version et historique des modifications
Intitulé : Mise à jour de dates d'une session de formation
- Version : CM2A
- Date de création : 17/02/2025
- Date de mise à jour :
Historique des modifications : nc
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