Procédure : Mise à jour des tarifs et des supports associés

Ce document reprend toutes les démarches à effectuer lors d’une mise à jour des tarifs des formations dispensées par AHTMA Formation.

Résumé de la procédure

• Étape 1. Toute mise à jour des tarifs, y compris les remises, doit être formalisée dans la Grille tarifaire _ DCO1 et partagée via le canal "Bureau" sur Slack.

                Par : La direction et/ou le service commercial

• Étape 2. Une fois l'information partagée, il convient de mettre à jour les éléments suivants :

1. Le catalogue de formation _ DCO2
2. Les brochures de documentation : transmises par le site web et Dendreo.
3. Jotform : qui héberge le formulaire de pré-inscription.
4. LearnyBox : qui héberge les liens de paiement des formations, ainsi que les codes promotionnels : « Produits » et « Moyens de paiement ». 
5. Dendreo : qui assure le suivi des inscriptions aux sessions de formations : « Valeurs par défaut » et brochures dans « Description ». 
6. Le site web d’AHTMA Formation : qui promeut les tarifs des formations.
   

                             Page « Tarifs »

Page de présentation des formations concernées

Menus présents en bas de ces pages (dans « Apparence »)

Médias : toutes les brochures de formation concernées

            Par : Le service Marketing et Communication

• Étape 3. Après avoir effectué toutes les modifications, informer le bureau de la mise à jour de tous les supports.

            Par : Le service Marketing et Communication

Temps estimé : 5 jours ouvrés

Description détaillée des étapes de la procédure 

Étape 1. Toute mise à jour des tarifs, y compris les remises, doit être formalisée dans la Grille tarifaire _ DCO1 et partagée via le canal "Bureau" sur Slack.

            Par : La direction et/ou le service commercial

Emplacement : OneDrive - AHTMA Formation\XXXXXX

Point de vigilance
Prévoir la demande de modification des tarifs une semaine à l'avance pour permettre au service marketing de mettre à jour tous les supports associés mentionnés ci-dessous.

Étape 2. Une fois l'information partagée, il convient de mettre à jour les éléments suivants :

    Par : Le service Marketing et Communication

        1. Brochures de documentation

Dans la semaine précédant la mise à jour de la tarification, toutes les brochures de formation concernées doivent être mises à jour sur cette nouvelle base. Ainsi, le jour de la hausse, toutes les brochures pourront rapidement être chargées sur Dendréo et la page « Documentations AHTMA » du site web.   

Faire évoluer le numéro de version de la ou des brochures et archiver les versions précédentes dans le dossier approprié.

Emplacement : OneDrive - AHTMA Formation\3 - QUALITÉ\3- DOCUMENTS RESSOURCES\3- PÉDAGOGIE\BROCHURES DE FORMATION

        2. Catalogue de formation - DCO2

Dans la semaine précédant la mise à jour de la tarification, mettre à jour le catalogue de formation. 

Le jour de la mise en application de la nouvelle tarification, diffuser la mise à jour sur le canal " Bureau" et envoyer la nouvelle version au format PDF à Burotic par email en précisant d'archiver la version précédente. 

Faire évoluer le numéro de version du catalogue et archiver le PDF de l'ancienne version dans le dossier approprié.

Faire évoluer le numéro de version dans la liste des documents AHTMA sur Monday en indiquant le motif de la mise à jour. 

Emplacement : OneDrive - AHTMA Formation\3 - QUALITÉ\3- DOCUMENTS RESSOURCES\5- MARKETING ET COMMUNICATION

      3. Jotform

Le jour de la mise en application de la nouvelle tarification, c’est la 1ʳᵉ manipulation à effectuer. 

Procéder étape par étape :

• Page 3 | 2/4 – Choisir la formation : 
  1. Cliquer sur « À quelle(s) formation(s) souhaitez-vous vous préinscrire ? ».
  2. Sélectionner l’engrenage et se rendre dans « options ».
  3. Mettre à jour les champs « valeurs de calcul » avec les nouveaux tarifs.
  4. Cliquer sur « Complétez votre cursus de formation avec nos modules de spécialisation en hypnose et EMDR-DSA »
  5. Effectuer la même manipulation avec ces formations.
  6. Mettre à jour les chiffres correspondant à l’économie pouvant être faite par la personne en s’inscrivant à un cursus en hypnose.
• Page 3 | Votre choix – Sélectionner vos dates de formation et pour chaque formation, mettre à jour le tarif associé.

Point de vigilance
Mettre à jour les champs " Bon à savoir" 

      4.LearnyBox

Cette procédure doit aussi être mise en œuvre le jour de la mise en application des nouveaux tarifs. 

Procéder étape par étape :

• Se rendre dans « Ventes » puis « Offres ».
• Pour chaque formation, suivre la démarche suivante :

1. Cliquer le titre de la formation à modifier.
2. Une fois ouverte, se rendre dans l’onglet « Produits ».
3. Cliquer sur les « … » verticaux en fin de ligne et cliquer sur « Modifier ».
4. Mettre à jour la phrase de description avec le bon tarif.
5. Modifier les champs « Montant HT » et « Montant TTC » avec le bon tarif.
6. Cliquer sur « Valider ».
7. Se rendre dans l’onglet « Moyens de paiement ».
8. Pour chaque paiement en plusieurs fois, cliquer sur les « … » verticaux pour accéder à la modification et cliquer sur « Configuration de paiement ».
9. Dans le champ « Augmentation », indiquer le montant du tarif avec la remise de 5% appliqué.
10. Cliquer sur « Valider ».

Point de vigilance
Dans le cas où les tarifs des formations présentes dans les cursus sont modifiés, recalculer et mettre à jour les codes promotionnels associés.

        5. Dendreo 

Le jour de la mise en application des nouveaux tarifs, le catalogue de formations doit être mis à jour. Voici comment procéder étape par étape :

• Cliquer sur « Catalogue » dans le menu.
• Pour chaque formation concernée, cliquer sur le crayon.
• Dans l’encart « Valeurs par défaut », modifier les champs :
  1. « Prix de vente INTER par défaut (HT) ».
  2. « Prix de vente INTRA par défaut (HT) ».
• À la fin de l’encart « Description », modifier la brochure avec la nouvelle.
• Cliquer sur « Sauvegarder ».
     

       6. Le site web d’AHTMA Formation

Le jour de la mise en application des nouveaux tarifs, plusieurs pages et modules du site web doivent être mis à jour. Voici comment procéder étape par étape :

1. Se connecter au tableau de bord du site web.
2. Mise à jour de la page « Tarifs » : 
   1. Dans « Pages », rechercher la page « Tarifs » et cliquer sur « Modifier avec Elementor ».
   2. Mettre à jour la page avec les nouveaux éléments.
3. Mise à jour des pages de formation concernées : 
   1. Dans « Pages », rechercher le nom de la formation.
   2. Cliquer sur « Modifier avec Elementor ».
   3. Opérer les modifications sur la page – Les tarifs sont présents :
      • Bandeau du diaporama.
      • En haut et en bas du menu à gauche (à 3 reprises).
      • Bandeau « tarifs » en bas de page sous « Évaluation… »
      • Possiblement 2ᵉ bandeau de tarifs sous le premier.
4. Mise à jour des menus déroulants « formations » de bas de page : 
   1. Se rendre dans « Apparence ».
   2. Puis, « Elementor header et footer builder ».
   3. Modifier tous les menus (soit « bloc footer ») le nécessitant.
   4. Pour se faire, cliquer sur « Modifier avec Elementor ».
5. Mise à jour de la page de documentations : 

1. Dans « Médias », rechercher la brochure à remplacer.
2. Cliquer sur le média concerné.
3. Dans le menu de droite, cliquer sur « Téléverser un nouveau fichier » dans l’encart « Remplacer le média ».
4. Cliquer sur « Drag & drop files here » pour aller chercher la brochure.
5. Conserver les paramètres tels qu’affichés.
6. Cliquer sur « Remplacer le fichier ».

Étape 3. Après avoir effectué toutes les modifications, informer le bureau de la mise à jour de tous les supports par le biais du canal "Slack"

Par : Le service Marketing et Communication

Points de vigilance généraux

Prévoyez la demande de modification une semaine à l'avance afin de permettre au service marketing de mettre à jour tous les supports associés mentionnés.

Dans le cas où les tarifs des formations présentes dans les cursus sont modifiés, ne pas oublier de recalculer et mettre à jour les codes promotionnels associés.

Plan de contrôle et d'amélioration

Une fois tous les supports mis à jour, demander au service Qualité de contrôler la conformité de tous les supports.

Liste des rôles et responsabilités

La direction et/ou le service commercial  : En charge de l'élaboration des tarifs, incluant les remises, et de la communication interne, dans des délais permettant une mise à jour fluide des supports.
Le service Marketing et Communication : Responsable de la mise à jour des tarifs sur les supports associés et de l'application des nouveaux tarifs dès leur validation par la direction.
Le service Qualité : En charge de la relecture des supports associés

Documentation et éléments de preuve 

• Grille tarifaire - DCO1
• Catalogue de formation - DCO2 
• Slack d'information sur le canal "Bureau"
• Liste des documents AHTMA 

Version et historique des modifications 

Intitulé : Procédure de mise à jour des tarifs et des supports associés

• Version : CM1A 
• Date de création : 17/02/2025
• Date de mise à jour : 

Historique des modifications : nc