PPE3B _ Animation des formations en distanciel

Ce document reprend toutes les démarches avant, pendant et après une formation en distanciel, destinées aux formateurs. 

Objectif 

L'objectif de cette procédure est de définir les étapes clés et les responsabilités des formateurs pour assurer le bon déroulement des formations en distanciel, en garantissant la préparation, l’animation et le suivi conformément aux exigences pédagogiques et aux obligations réglementaires (Qualiopi).

Résumé de la procédure

Étape 1. Avant la formation 

• Réception du lien  (Slack)
• Vérification technique préalable
• Lecture des auto-positionnements d’entrée et traitement des besoins des stagiaires
• Partage avec les participants des supports et documents sur Dendreo, si nécessaire.

Point de vigilance : nous ne transmettons ni support de cours en PDF, ni Power Point aux stagiares pour éviter les risques de plagiat.

Étape 2. Pendant la formation

• Émargement obligatoire à chaque début de demi-journée
• Gestion immédiate des absences
• Traitement des besoins et auto-évaluations
• Partage des supports et documents sur Dendreo

Étape 3. Après la formation

• Remplissage et envoi du compte-rendu (DCF2)
• Réponse au questionnaire de satisfaction formateur
• Transmission des documents à la coordination

Détails de la procédure

Pour information, dans la semaine précédent la formation, les participants recevront deux mails importants en annexe de cette procédure. 

Étape 1. Avant la formation 

Zoom :

Le formateur reçoit, via le canal Slack « Lien Distanciel », le lien Zoom de la salle virtuelle. Il est désigné hôte alternatif. 

• Tester le lien et les fonctionnalités avant le jour J.

Nous conseillons vivement d'admettre les invités à partir de 9h ou 8h30 selon l'heure de démarrage de la formation afin de pallier aux éventuels problèmes techniques avant de commencer. 

    Extranet :

• Consulter les auto-positionnements d’entrée et les besoins exprimés par les stagiaires afin d’adapter le contenu de la session.
• Lire les besoins des stagiaires sur Dendreo et marquer le statut “Traité”. Si vous réalisez un aménagement, merci de l'indiquer dans la case "commentaire" à droite.
• Si un besoin doit être remonté à la coordination, contacter Émilie via Slack.

Point de vigilance : Les documents pédagogiques à partager à l'ensemble des participants de la session doivent être intégrés dans le bon espace de stockage Dendreo (cf image ci-dessous)

Étape 2. Pendant la formation

Une assistance technique (en off) vous permettra d'être accompagné(e) en cas de problèmes techniques. 
En annexe, quelques captures d'écran permettant de guider les participants sur leur espace extranet.

    Émargements obligatoires à chaque début de demi-journée :

• Faire émarger tous les stagiaires à chaque début de demi-journée.

• Le formateur doit également signer.

• Une diapositive de rappel est intégrée au support de présentation.

    Gestion des absences, une action immédiate requise : 

• Si un stagiaire est absent, prévenir l’équipe de coordination dans les 30 minutes suivant le début de la session.

• Le service coordination contacte ensuite la personne manquante selon la procédure interne d’absence.

    Auto-positionnements d'entrée et recueil des besoins

• S’assurer que 100 % des auto-évaluations d’entrée sont complétées (condition de certification pour les stagiaires).

• Lire et traiter les besoins exprimés pendant la session comme précisé à l'étape précédente.

    Auto-positionnements de sortie et questionnaire de satisfaction

Les stagiaires peuvent y accéder directement depuis leur espace extranet, quelques heures avant la fin de la formation.

Un e-mail de rappel leur est envoyé en parallèle pour compléter ces deux formulaires.

L’idéal est de les remplir en fin de formation, mais ils restent accessibles quelques jours après, donc pas d’inquiétude si ce n’est pas fait immédiatement !

Points de vigilance : 

L’émargement est une obligation réglementaire incontournable. Chaque formateur en est personnellement responsable et doit s’assurer que les stagiaires signent à chaque demi-journée.

Le traitement des besoins stagiaires et la prise en compte des auto-évaluations (entrée et sortie) constituent des étapes indispensables à la conformité Qualiopi.

Tout retard ou oubli dans la réalisation de ces trois actions (émargement, traitement des besoins, auto-évaluations) peut compromettre la conformité de la formation lors d’un audit Qualiopi et D2OF

Étape 3. Après la formation

Gestion des documents

Si vous avez des documents à nous transmettre, tels que des fiches de séance, merci de les télécharger dans l'espace de stockage du module approprié sur Dendreo, dans le dossier à votre nom, idéalement au format PDF. 

Exemple :

    Compte-rendu et satisfaction formateur : 

Vous recevrez deux emails :

1. Un compte-rendu de formation à compléter, puis à nous retourner signé et au format PDF dans l'idéal. Vous pouvez l'envoyer par le biais de l'espace de stockage Dendreo ou par e-mail ou encore Slack à Émilie, selon vos préférences. 
2. Un email contenant le lien vers votre questionnaire de satisfaction à remplir dans les jours suivant la formation, dans le cadre de notre démarche d'amélioration continue. Vous recevrez une relance à J+7 environ si celui-ci n'est pas complété. 

Plan de contrôle et d'amélioration

• Les émargements sont vérifiés par le service coordination à l’issue de chaque session afin d’assurer la conformité administrative et Qualiopi.

• Les questionnaires de satisfaction stagiaires sont analysés semestriellement, sauf en cas de note moyenne inférieure à 6/10, où une analyse immédiate est déclenchée.

• Les retours formateurs sont intégrés au plan d’amélioration continue Qualiopi et analysés mensuellement lors du suivi qualité.

• Les anomalies identifiées (absences non signalées, documents manquants, retards d’émargement) sont consignées dans un tableau de suivi afin de prévenir toute rupture de parcours et d’assurer la traçabilité des actions correctives.

Liste des rôles et responsabilités du formateur

Le formateur est responsable de prendre en compte les besoins des stagiaires, de gérer les émargements et de donner son appréciation après la formation dans le cadre d'une démarche d'amélioration continue et de réponse aux exigences Qualiopi.

Documentation et éléments de preuve 

Compte-rendu de formation _ DCF2
Dendreo et son espace de stockage

Version et historique des modifications 

Intitulé : Animation des formations en distanciel

Version : PPE3B

• Date de création : 28/02/2025
• Date de mise à jour : 17/10/2025 

Historique des modifications : 

• Renforcement de l’analyse des besoins
• Détails sur les espaces de stockage
• Actualisation du plan de contrôle
• Rappel clair sur les obligations d’émargement et de questionnaires
  
  

Annexes : 

Mail 1 : Convocation à J-7  

Bonjour Mme XXXX,

Nous vous rappelons que votre formation de EMDR-DSA - Niveau II - Distanciel - Octobre 2025 démarre prochainement.  

RAPPEL : ? [Accès à mon Extranet]

Nous vous invitons à vous familiariser avec cet espace et à conserver un accès facile sur votre ordinateur pendant toute la durée de votre formation car il vous accompagnera à chaque étape de votre parcours.

Vous y trouverez notamment : 

• Les informations concernant vos formations passées, en cours ou à venir.
• Les demandes d’émargement électronique à valider à chaque demi-journée.
• Les documents ressources : documents à signer et supports partagés par vos formateurs.
• Les formulaires d'auto-positionnement avant et après la formation. Le remplissage de ces questionnaires est obligatoire et conditionne la délivrance de votre attestation ou certification.
• Le questionnaire de satisfaction. 

En cas de difficulté pour vous connecter, vous pouvez accéder manuellement à l'adresse : https://extranet-ahtma-formation.dendreo.com en utilisant votre code apprenant : 084-878-474.

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ATTENTION : Pensez à avoir à portée de main votre baguette ainsi que de vos supports de cours d’EMDR I, indispensables pour tirer pleinement profit de cette session. 

Cette formation est dense et repose sur le fait que vous disposez déjà d’une pratique satisfaisante. Si ce n’est pas encore le cas, nous vous invitons vivement à profiter de ces derniers jours pour :

• Relire attentivement votre cours d’EMDR I
• Revoir les vidéos mises à disposition
• Vous entraîner autant que possible

Cela vous permettra d’aborder cette formation dans les meilleures conditions.

⚠️ Cette formation est 100% en distanciel et est non disponible sur la plateforme de cours en ligne.

Plusieurs documents essentiels au bon déroulement de la formation et à votre intégration dans notre programme sont mis à votre disposition en pièces jointes de ce mail et dans votre espace documents de votre extranet.

• Présentation de l'AHTMA et référents
• Nos engagements qualité
• Charte éthique du praticien
• Code de conduite et responsabilités du stagiaire
• Règlement intérieur
• Présentation des formations d'AHTMA Formation
• Modalités de certification
• Plaquette de la formation avec programme et objectifs pédagogiques

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Veuillez trouver ci-dessous le planning détaillé :

Nous vous conseillons de vous connecter 30 minutes avant le début de la première journée pour pallier aux éventuels problèmes techniques. 

- le 22/10/25 de 09h30 à 13h00
- le 22/10/25 de 14h00 à 17h30
- le 23/10/25 de 09h30 à 13h00
- le 23/10/25 de 14h00 à 17h30
- le 24/10/25 de 09h30 à 13h00
- le 24/10/25 de 14h00 à 17h30

En cas d'absence pour raison justifiée, merci de nous prévenir au plus vite. Nous pourrons alors étudier ensemble les possibilités de report exceptionnel à une autre date, conformément aux conditions prévues dans votre contrat de formation.

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? Lieu de la formation : Zoom (Visio conférence)

Le lien de connexion à la formation vous sera transmis au plus tard 3 jours avant le début de la session.

En attendant, nous vous invitons d'ores et déjà à vérifier la stabilité de votre connexion Internet et à vous assurer que l’accès à la plateforme Zoom est autorisé sur votre poste de travail, notamment si vous êtes connecté depuis un réseau d’entreprise disposant d’un pare-feu. Cela vous permettra de vous connecter sans difficulté le jour de la formation.

Nous vous demandons de bien vouloir prendre connaissance de l'ensemble des documents en pièces jointes avant le début de votre formation. Pour toute question, contactez votre référente Émilie Lecomte. 

À très bientôt

Bien cordialement, 

L'équipe d'AHTMA Formation

Mail 2 : Lien zoom, notice et rappel auto-évaluation d'entrée

Bonjour Mme XXX,

Votre formation de EMDR-DSA - Niveau II - Distanciel, du 22 octobre 2025 à 09h30 au 24 octobre 2025 à 17h30, approche à grands pas.

Avant le jour J :

• Support de cours : Vous allez recevoir votre support de cours dans un casier sécurisé en point relais. 
• Accès à mon Extranet : Si ce n’est pas encore fait, merci de compléter votre formulaire d’auto-positionnement directement sur cette plateforme.
• Accès à la salle virtuelle Zoom : ? [Accéder à la formation]     Id :  XXXXXX 

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Préparez-vous la semaine précédente :

• Vérifiez les paramètres audio et vidéo de Zoom (nous vous conseillons de vous connecter 30 minutes avant le début de la session). Une notice d'accompagnement est jointe à ce mail pour vous aider si besoin.
• Prenez le temps de vous familiariser avec votre espace Extranet. 

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Instructions pour rejoindre la session :

• Cliquez sur le lien Zoom fourni ci-dessus.
• Si vous n'avez pas encore installé Zoom, vous serez invité à télécharger et à installer l'application. Ce n'est pas une obligation, vous pouvez également vous servir de votre navigateur pour vous connecter.

Réglages audio et vidéo

• À votre première connexion, Zoom vous demandera d'autoriser l'accès à votre microphone et votre caméra.
• Nous vous recommandons de tester votre audio et votre vidéo avant la session en utilisant l'option "Test du microphone et des haut-parleurs" disponible sur l'écran de démarrage de Zoom.
• Pendant la session, vous pouvez activer/désactiver votre micro et votre caméra en utilisant les boutons en bas à gauche de l'écran de Zoom.

Conseils pour une meilleure expérience

• Assurez-vous d'avoir une connexion Internet stable.
• Vérifier la compatiblité des réseaux professionnels et prévoir une solution de contournement. 
• Choisissez un endroit calme pour éviter les bruits de fond.
• Utilisez des écouteurs pour une meilleure qualité audio.
• Privilégier un double écran pour faciliter la navigation entre votre support et la classe virtuelle.
• Fermez les applications inutiles sur votre ordinateur pour optimiser les performances de Zoom.

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Assistance technique et pédagogique :
Pour toute question ou information supplémentaire, ou en cas de problème technique, n’hésitez pas à nous contacter au 09 80 80 97 07.

À très bientôt !

Bien cordialement, 

L'équipe d'AHTMA Formation 

Chat Assistance Technique : 

1. Message d'accueil :

Bonjour à toutes et à tous,

Je suis Valérie, votre "assistante technique Zoom" pour cette session.

Avant tout, je vous invite à consulter la notice transmise avec le lien Zoom. Elle contient toutes les étapes nécessaires pour configurer correctement votre compte Zoom.

Je resterai disponible pendant environ une heure pour vous accompagner, si besoin, dans ce paramétrage.

En cas de difficulté, merci de réaliser des captures d’écran du problème rencontré, et de me les transmettre via le chat privé, en cliquant sur "Commencer une nouvelle discussion" à "Assistance Technique - Valérie GUILLARD". Je vous contacterai ensuite par téléphone pour vous aider. 

Par la suite, Nadège pourra me solliciter si un problème technique survient au cours de la formation.

Bonne formation à toutes et à tous !

2. Connexion  

En cas de pb de connexion, privilégier l'utlisation du navigateur.

3. Auto-positionnements

Cliquer sur : "intitulé de la formation" >  Formulaire pré-formation ou post-formation (en bas à droite)

3. Émargements 

4. Documents partagés