Procédure : Animation des formations en distanciel

Ce document reprend toutes les démarches avant, pendant et après une formation en distanciel, destinées aux formateurs. 

Objectif 

L'objectif de cette procédure est de définir les étapes clés et les responsabilités des formateurs pour assurer le bon déroulement des formations en distanciel, en garantissant la préparation, l’animation et le suivi conformément aux exigences pédagogiques et aux obligations réglementaires (Qualiopi).

Résumé de la procédure

Étape 1. Avant la formation 

• Accès à la salle virtuelle 
• Auto-positionnements d'entrée

Étape 2. Pendant la formation

• Émargements obligatoires à chaque début de demi-journée 
• Gestion des absences, une action immédiate requise
• Gestion des documents

Étape 3. Après la formation

• Compte-rendu de formation
• Questionnaire de satisfaction

Détails de la procédure

Étape 1. Avant la formation 

Avant le début de la formation, vous recevrez sur Slack via le canal " Lien Distanciel" un lien et un code d'accès à la salle virtuelle.

Points de vigilance : 

Nous demandons aux stagiaires de compléter les formulaires d'auto-évaluations avant la formation afin de gagner du temps et d'adapter au mieux les contenus aux besoins. Merci donc de bien vouloir en prendre connaissance avant le début de la formation.

Pour information, dans les 15 jours précédant la formation, les participants recevront deux mails importants :

Mail 1 : Préparez-vous pour la formation {adf_intitule} : Documents & Formulaire à compléter

"Nous sommes ravis de vous accueillir pour la formation "EMDR-DSA - Niveau II - Distanciel - Mars 2025", qui se déroulera du 17/03/2025 au 19/03/2025. 

 [Ici accédez à votre Extranet]

En cas de difficulté pour vous connecter, vous pouvez accéder manuellement à l'adresse :  https://extranet-ahtma-formation.dendreo.com en utilisant votre code apprenant : 423-186-202.

En complément, vous trouverez plusieurs documents à consulter en pièces jointes, essentiels pour le bon déroulement de la formation et pour votre intégration au sein de notre programme. 

• Présentation de l'AHTMA et référents
• Nos engagements qualité
• Charte éthique du praticien
• Code de conduite et responsabilités du stagiaire
• Règlement intérieur
• Présentation des formations d'AHTMA Formation
• Plaquette de la formation avec programme et objectifs pédagogiques

Nous vous demandons de bien vouloir prendre connaissance de l'ensemble de ces documents avant le début de votre formation. Pour toute question, contactez votre référent."

Mail 2  : Votre support de formation {adf_intitule} et lien d'accès à la salle virtuelle

Bonjour Mme Pouchard,

Votre formation de Praticien en EMDR-DSA - Niveau II, du 17 mars 2025 à 09h30 au 19 mars 2025 à 17h30, approche à grands pas.

Avant le jour J :

• Support de cours : En pièce jointe (PDF). Vous pouvez l'imprimer si besoin.
• Auto-positionnement : Si ce n’est pas fait, merci de bien vouloir remplir votre formulaire d'auto-postitionnement. ? Ici votre formulaire d'auto-positionnement
• Accès à la salle virtuelle Zoom : ? [Accéder à la formation]     Code de la réunion :  XXXXXX

Préparez-vous en amont et connectez-vous au moins 30 minutes avant le début de la session  pour effectuer vos derniers réglages selon les instructions ci-dessous. 

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Instructions pour rejoindre la session :

• Cliquez sur le lien Zoom fourni ci-dessus.
• Si vous n'avez pas encore installé Zoom, vous serez invité à télécharger et à installer l'application.
• Une fois l'application ouverte, entrez le code de la réunion. 

Réglages audio et vidéo

• À votre première connexion, Zoom vous demandera d'autoriser l'accès à votre microphone et votre caméra.
• Nous vous recommandons de tester votre audio et votre vidéo avant la session en utilisant l'option "Test du microphone et des haut-parleurs" disponible sur l'écran de démarrage de Zoom.
• Pendant la session, vous pouvez activer/désactiver votre micro et votre caméra en utilisant les boutons en bas à gauche de l'écran de Zoom.

Conseils pour une meilleure expérience

• Assurez-vous d'avoir une connexion Internet stable.
• Choisissez un endroit calme pour éviter les bruits de fond.
• Utilisez des écouteurs pour une meilleure qualité audio.
• Fermez les applications inutiles sur votre ordinateur pour optimiser les performances de Zoom.

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Nous sommes impatients de débuter cette formation avec vous. Pour toute question ou information supplémentaire, ou en cas de problème technique, n’hésitez pas à nous contacter au 09 80 80 97 07.

Étape 2. Pendant la formation 

• Émargements obligatoires à chaque début de demi-journée :

Le formateur doit impérativement veiller à ce que tous les participants émargent en début de chaque créneau (matin et après-midi).

Une slide de rappel a été ajoutée pour ne pas oublier cette étape essentielle.

Le formateur doit aussi signer à chaque demi-journée.

• Gestion des absences, une action immédiate requise 

Si un participant est absent, le formateur doit en informer l’équipe de coordination dans les 30 minutes suivant le début de la session.
L’équipe de coordination prendra alors contact avec la personne manquante.

Points de vigilance : 
Le respect des exigences Qualiopi repose entre autre sur l'implication de chaque formateur. L’émargement est une obligation incontournable, et chaque formateur en est directement responsable.
Tout retard dans ces deux actions peut compromettre la conformité de la formation durant un audit Qualiopi.

• Gestion des documents

Si vous avez des documents à transmettre, tels que des fiches de séance, merci de les télécharger dans l'espace de stockage du module approprié sur Dendréo, dans le dossier à votre nom, idéalement au format PDF. 

Exemple :

Étape 3. Post-formation 

Vous recevrez deux emails :

1. Un compte-rendu de formation à compléter, puis à nous retourner signé, et au format PDF dans l'idéal. Vous pouvez l'envoyer par le biais de l'espace de stockage Dendréo ou par e-mail ou encore Slack aux coordinatrices de formation, selon vos préférences. 
2. Un email contenant le lien vers votre questionnaire de satisfaction à remplir dans les jours suivant la formation, dans le cadre de notre démarche d'amélioration continue. Vous recevrez une relance à J+7 environ si celui-ci n'est pas complété. 

 Points de vigilance généraux

Veillez à ce que les stagiaires émargent 2 fois par jour 
Veillez à compléter votre questionnaire de satisfaction "Formateurs"

Plan de contrôle et d'amélioration

Les émargements sont vérifiés simultanément par le service de coordination.

Liste des rôles et responsabilités

Le formateur est responsable de prendre en compte les besoins des stagiaires, de gérer les émargements et de donner son appréciation après la formation dans le cadre d'une démarche d'amélioration continue et de réponse aux exigences Qualiopi.

Documentation et éléments de preuve 

Compte-rendu de formation _ DCF2
Dendréo
Critères Clés  Qualiopi

Version et historique des modifications 

Intitulé : Animation des formations en distanciel

• Version : PPE3A
• Date de création : 28/02/2025
• Date de mise à jour : 

Historique des modifications : nc