PCM5A _ Création et mises à jour des modalités de formation

Modifié le Ven, 27 Juin à 2:41 H

Procédure : Création et mises à jour des modalités de formation

Objectif :

Garantir la cohérence, l’actualisation et la diffusion des modalités de formation à travers tous les supports utilisés par AHTMA Formation.

Résumé de la procédure

Cette procédure décrit les étapes de conception, de validation et de mise à jour des modalités de formation (objectifs, durée, prérequis, moyens pédagogiques, modalités d’évaluation, etc.) diffusées via le site web, la brochure, le programme envoyé à l’inscription (Dendréo), la fiche livret d’accueil, les supports PowerPoint, ainsi que les contrats et conventions de formation.

Étape 1. Recensement des informations pédagogiques à jour
Étape 2. Proposition de contenus et mise à jour des supports de communication
Étape 3. Intégration dans Dendreo et documents contractuels
Étape 4. Contrôle de cohérence inter-supports

Description détaillée des étapes de la procédure

Étape 1. Recensement des informations pédagogiques à jour

                Par : Le service Pédagogique

Transmettre au formateur le modèle vierge de la fiche : Objectifs et itinéraire pédagogique
Collecter les données actualisées auprès des formateurs : objectifs, durée, contenus, prérequis, modalités d’évaluation (ex : fiche pratique), etc.
Vérifier le contenu et la conformité avec les exigences Qualiopi.
Mettre à jour le tableau de suivi Monday " Modalités d'évaluation des formations " avec n° de version et motifs de MAJ
Informer les services Qualité et Communication lorsque la fiche est validée.

Emplacement : OneDrive - AHTMA Formation\XXXXX

Questionnement : Modèle vierge : cf "Module préparatoire" incluant les pré-requis et le public visé, les modalités d'évaluation (fiche pratique par exemple), les temps de questions/réponses obligatoires dans l'itinéraire (D2OF) et une partie "communication" si des ajustements sont nécessaires pour les supports de communication rédigés par Aude pour favoriser la compréhension des prospects.

La fiche "Objectifs et itinéraire pédagogique" est la référence unique pour tous les supports de communication. Aucune information ne doit être modifiée sans prévenir les services transversaux. La cohérence documentaire est un point de contrôle prioritaire dans le cadre des audits Qualiopi et D2OF.

Étape 2. Proposition de contenus et mise à jour des supports de communication

                Par : Le service Marketing et Communication

1. Une fois la fiche « Objectifs et itinéraire pédagogique » établie, elle sert de référence. Si des ajustements sont nécessaires pour améliorer la clarté de la communication (par exemple pour une diffusion externe plus fluide), le service concerné peut soumettre une proposition de modification au service pédagogique. En cas de validation, cette version est diffusée conjointement sur tous les supports. Si une distinction est souhaitée entre la formulation pédagogique et la formulation destinée à la communication, celle-ci doit être indiquée dans l’encart prévu à cet effet, situé sous les objectifs pédagogiques et opérationnels.

La partie XX de la fiche « Objectifs et itinéraire pédagogique » contient donc :

Objectifs pédagogiques : ce que les apprenants vont apprendre
Objectifs opérationnels : ce que les apprenants sauront faire
Résumé : soit souvent le premier paragraphe de la page de présentation de la formation sur le site web présentant ses avantages
Points forts : phrase de synthèse du résumé en 254 caractères pour Dendreo afin de comprendre l’objectif principal de la formation

2. Une fois les propositions validées par le service Pédagogique, créer ou mettre à jour :

la page du site web de la formation
la brochure de la formation ( à diffuser sur le site web et dans le catalogue Dendreo)
les livrets de présentation des formations (papier et numérique), si besoin

3. Mettre à jour le tableau de suivi Monday "Mises à jour des supports pédagogiques " avec n° de version et le n° de version de la fiche "Objectifs et itinéraire pédagogique" de référence

Étape 3. Mise à jour des supports pédagogiques

                Par : Le service Marketing et Communication

1. Une fois, la fiche "Objectifs et itinéraire pédagogique" validée et diffusée, s'y référer pour mettre à jour les slides des PPT de la formation en lien avec les objectifs ou modalités d’évaluation actés, notamment dans les PPT du jour 1 et du dernier jour de formation (voire dans un PPT contenant la partie associée à l’objectif pédagogique ayant évolué).
2. Mettre à jour le tableau de suivi Monday "Mises à jour des supports pédagogiques " avec n° de version et le n° de version de la fiche "Objectifs et itinéraire pédagogique" de référence

Les modalités de formation peuvent être présentées à chaque journée de formation. Bien vérifier les PPT de chaque journée de formation. Rappel : La cohérence documentaire est un point de contrôle prioritaire dans le cadre des audits Qualiopi et D2OF.

Étape 4. Paramétrer Dendreo

                Par : Le service Qualité  (à l'avenir le service Marketing et Communication ?)

1. Intégrer dans Dendreo à partir de la fiche validée :

Points forts (à préciser)
Description et contenu = programme de formation
Objectifs pédagogiques et opérationnels sous forme de tableau
Public visé
Pré-requis
Modalités pédagogiques
Moyens/supports pédagogiques
Modalités d’évaluation et de suivi

2. En cas de création d’une nouvelle formation, demander à la direction les éléments manquants :

Prix de vente (cf. procédure des mises à jour des prix).
Nombre de participants minimum
Autres données tarifaires ou logistiques

3. Mettre à jour le tableau de suivi Monday "Mises à jour des supports pédagogiques " avec n° de version et le n° de version de la fiche "Objectifs et itinéraire pédagogique" de référence

Toujours se référer à une formation existante dans Dendreo pour la structure. 

Toutes les informations issues de la fiche "Objectifs et itinéraire pédagogique" sont reprises dans les contrats, convocations, programmes, et fiches de synthèse. Il est impératif qu’elles soient rigoureusement identiques.

                Par : Le service Pédagogique

4. Intégrer dans Dendreo les compétences visées (objectifs à atteindre par les stagiaires) = objectifs pédagogiques (parfois plus détaillés pour faciliter la notation lors des auto-évaluations d'entrée et de sortie de formation)

Étape 4. Contrôle de cohérence inter-supports

            Par : Le service Qualité

Vérifier que toutes les versions des supports (site, brochure, livret, Dendreo, contrats) reflètent exactement la dernière version de la fiche "Objectifs et itinéraire pédagogique" de référence validée.

En cas d’écart : alerter les services concernés et demander la correction

Point de vigilance généraux :

Ne jamais diffuser un support sans validation de la fiche "Objectifs et itinéraire pédagogique"
Ne jamais modifier la fiche "Objectifs et itinéraire pédagogique" sans communiquer aux service Communication et Qualité : la fiche "Objectifs et itinéraire pédagogique" est la référence unique pour tous les supports (contrats, convocations, programmes, brochures, pages web, livret, Dendreo, etc.)
Toutes les versions doivent être archivées avec numéro de version, date et motif de mise à jour
La cohérence inter-supports est un critère d’audit Qualiopi et D2OF : toute divergence peut compromettre la conformité de l'organisme

Plan de contrôle et d'amélioration :

Contrôle semestriel de cohérence entre les fiches "Objectifs et itinéraire pédagogique" et tous les supports diffusés
Vérification post-modification par le trinôme : Qualité, Communication et Pédagogique
Amélioration continue basée sur les retours des formateurs et les feedbacks stagiaires
Veille active sur les exigences D2OF et Qualiopi pour adapter les procédures si besoin

Documentation et éléments de preuve

Drive : Fiche "Objectifs et itinéraire pédagogique" (version PDF dans l'idéal)
Monday : Tableau de suivi des modalités d’évaluation (avec versionning et motifs des mises à jour)
Monday : Tableau de suivi des mises à jour des supports pédagogiques (avec versionning, documents de référence et motifs de MAJ)
Log des mises à jour Dendreo

Liste des rôles et responsabilités
Service Pédagogique : rédaction, recueil, contrôle conformité pédagogique Service Marketing et Communication : rédaction et mises à jour des supports de communication Service Qualité : intégration dans Dendreo, vérification de la cohérence inter supports et du versionning Direction : arbitrage sur les données commerciales (tarifs, seuils...)

Version et historique des modifications

Intitulé : Création et mises à jour des modalités de formation
Version : CM5A
Date de création : 26/06/2025
Date de mise à jour :
Historique des modifications : nc