Information et vérification de la diffusion des protocoles d’authentification des certificats de réalisation

Objectif :

Garantir que l’ensemble des employés concernés par la délivrance des certificats de réalisation ont bien été informés des procédures de sécurité mises en place pour prévenir toute falsification et assurer leur authenticité.

Résumé de la procédure :

Cette procédure a pour objectif de formaliser la diffusion des protocoles de sécurisation des certificats de réalisation auprès des salariés de l’AHTMA, d’attester leur bonne compréhension, et de garantir un niveau élevé de fiabilité par la mise en place de contrôles internes réguliers. 

Étape 1. Définir les mesures de sécurité en place

Étape 2. Informer et sensibiliser le personnel

Étape 3. Réaliser un contrôle interne régulier

Détails de la procédure :

Étape 1. Définir les mesures de sécurité en place

• Intégration d’un code de sécurité unique sur chaque certificat PDF généré automatiquement par Dendreo : Numéro d’authenticité : {adf_numero_complet}-{ent_numero_complet}
• Utilisation d’un modèle standardisé et verrouillé de certificat, non modifiable manuellement.
• Transmission des certificats via une adresse mail professionnelle sécurisée ou directement depuis la plateforme Dendreo.

• Sensibilisation des participants par une inscription dans les modalités de certification

Étape 2. Informer et sensibiliser le personnel

• Diffusion formalisée de la procédure auprès des collaborateurs concernés.

Étape 3. Réaliser un contrôle interne régulier

• Mise en place d’un audit semestriel portant sur un échantillon de 10 % des certificats délivrés.
• Vérification aléatoire de la conformité des certificats (numérotation, format, voie d’envoi).
• Envoi immédiat d’un rappel des consignes et mise en œuvre de mesures correctives en cas de non-conformité détectée.

Points de vigilance généraux

• Ne jamais envoyer de certificat sans vérification de la présence du n° d'authentification

• S’assurer que toute mise à jour du modèle de certificat soit validée par la direction

Plan de contrôle et d’amélioration

• Mise à jour du protocole en fonction des audits réalisés.

• Renforcement du contrôle si des non-conformités sont détectées.

• Intégration du point dans la revue annuelle D2OF

Liste des rôles et des responsabilités

• Direction : validation des modèles et des règles de délivrance.

• Service de coordination de formation : envoi et vérification des certificats.

• Responsable qualité : création des modèles, organisation de la sensibilisation, contrôle, archivage des preuves.

Documentation et éléments de preuve :

• Modèle de certificat avec n° d'authenticité

• Procédure interne de sécurisation

• Attestations de lecture du protocole

• Grille de vérification aléatoire des certificats

• Résultats des audits internes

• Sensibilisation des participants par une inscription dans les modalités de certification

Version et historique des modifications

Intitulé : Information et vérification de l’authenticité des certificats de réalisation
Version : PQA11A
Date de création : 27/06/2025
Date de mise à jour : –
Historique des modifications : nc