Procédure : Veille et exploitation des informations

AHTMA Formation a mis en place un processus de veille structuré pour rester à jour sur les compétences, métiers, et évolutions du secteur de la formation. Ce processus repose sur la collecte, l'analyse et l'exploitation des informations pertinentes, assurant une qualité de prestation élevée et une anticipation des évolutions du secteur.

Objectifs du processus de veille

• Assurer une mise à jour continue des connaissances sur les compétences, métiers, et réglementations affectant le secteur de la formation.

• Maintenir la conformité légale aux évolutions réglementaires.

• Soutenir l'amélioration continue en identifiant les opportunités d'évolution pédagogique et technologique.

Organisation du processus de veille

1. Tableau des curateurs d'informations

Un tableau Monday a été mis en place pour lister les curateurs d'informations dans les trois pôles de veille obligatoires :

• Veille légale et réglementaire

• Veille métier

• Veille pédagogique
  
  

Chaque responsable de veille est chargé de vérifier régulièrement la pertinence des sources, avec une revue annuelle pour s'assurer qu'elles restent à jour.

2. Répartition des responsabilités

La répartition des responsabilités est formalisée comme suit :

• Veille légale et réglementaire : Maxime Lecomte

• Veille métier et pédagogique : Marlène Holweck

• Veille technologique : Partagée entre Maxime Lecomte et Marlène Holweck
  
  

Cette répartition des responsabilités est documentée pour garantir une continuité, même en cas de changement de personnel.

Différenciation des veilles

1. Veille Légale et Réglementaire

L'objectif de la veille légale est de maintenir la conformité aux évolutions réglementaires. 

• Suivi des sources fiables de mises à jour juridiques : Abonnement à des newsletters spécialisées (Agefiph, FIPHFP) et veille sur les lois impactant la formation professionnelle.

• Analyse d'impact : Analyse de l'impact des nouvelles réglementations sur les pratiques internes et les formations proposées.

• Actions d'ajustement : Mise à jour des processus et des procédures pour assurer la conformité continue.

2. Veille Métier

La veille métier vise à suivre les évolutions des compétences et des besoins du marché. 

• Identification des tendances : Analyse des nouvelles compétences demandées sur le marché et des évolutions des métiers dans le secteur de la thérapie et de la formation.

• Feedback des entreprises partenaires : Utilisation des retours des entreprises partenaires et des financeurs pour mieux comprendre les besoins du marché.

• Adaptation de l'offre de formation : Mise à jour des contenus et développement de nouvelles formations pour répondre aux tendances émergentes.

3. Veille Pédagogique et Technologique

Cette veille se concentre sur l'amélioration des pratiques pédagogiques et l'intégration de nouvelles technologies :

• Recherche d'innovations pédagogiques : Identification des nouvelles méthodes d'enseignement et des approches pédagogiques novatrices.

• Veille sur les outils numériques : Suivi des nouvelles technologies pouvant être intégrées dans les formations (outils numériques, plateformes d'apprentissage, etc.).

• Expérimentation et retour d'expérience : Test de nouvelles pratiques pédagogiques et évaluation de leur impact sur l'apprentissage.
  
  

3. Tableau des sujets de veille

Un second tableau Monday, divisé en quatre trimestres, permet de lister les sujets identifiés à partir des curateurs d'information. Chaque sujet est priorisé en fonction de son impact potentiel. Cela permet de planifier les réunions trimestrielles de veille.

4. Réunions trimestrielles de veille

Quatre réunions de veille sont organisées chaque année (une par trimestre). Lors de chaque réunion :

• Analyse des sujets : Les sujets inscrits à l'ordre du jour sont analysés.

• Intégration au Plan d'Amélioration Continue : Les sujets jugés pertinents sont intégrés au plan d'amélioration continue ou à la roadmap de l'organisation.

• Comptes rendus : Un compte rendu est produit pour chaque réunion, avec les conclusions et les actions à entreprendre. Un responsable de suivi est désigné pour chaque action.

5. Outil de suivi des actions

Les actions issues des réunions de veille sont suivies via une section dédiée dans le tableau Monday, garantissant que les décisions aboutissent à des changements concrets.

Évaluation et partage des résultats

• Évaluation de l'impact : Les sujets intégrés au plan d'amélioration continue sont suivis pour évaluer leur impact. Cela permet de démontrer l'efficacité du processus de veille, en particulier lors des audits Qualiopi.

• Partage des résultats : Les résultats de la veille sont partagés avec l’ensemble de l’équipe via la base de connaissances sur l'extranet, favorisant une diffusion des connaissances et une prise en compte des évolutions réglementaires et métier par tous.