Procédure : Préinscription d'une particulier en fonds propres / FAF

Procédure de traitement d'une préinscription pour un particulier souhaitant financer sa formation en fonds propres ou via une demande de financement à son fond d'assurance formation (FAF).

Résumé de la procédure

Étape 1 : Évaluer la préinscription selon critères d'admission de la formation souhaitée

-> Cliquez sur ce lien pour connaître les critères d'admission pour chaque formation 

Étape 2 : Créer la fiche du participant dans Dendreo

Le participant est admis à la formation souhaitée, vous pouvez maintenant créer sa fiche dans Dendreo.

1. Rendez-vous dans l'onglet CRM du menu principal puis cliquez sur Entreprises
2. Cliquez sur + Ajouter un particulier
3. Renseignez les informations obligatoires puis, cliquez sur Ajouter
   • Nom / Prénom
   • Téléphone (champ Portable si 06 ou 07)
   • Email
   • Statut : Indépendant / Libéral / etc.
   • Nom de naissance
   • Adresse, Code postal, Ville

Point de vigilance
Le nom du participant doit IMPÉRATIVEMENT être écrit avec une majuscule sur la première lettre et la suite en minuscule

Ex : Dupont Alexandre 

Un nom écrit en majuscule rendrait ce dernier illisible sur la certification de fin de formation envoyée au stagiaire.

Étape 3 : Inscrire le participant dans l'ADF concernée sur Dendreo

La fiche contact du participant est créée, vous pouvez désormais l'inscrire dans l'action de formation (ADF) souhaitée. 

1. Rendez-vous dans l'action de formation souhaitée depuis le menu principal Formations puis Formations Intra ou via le champ de recherche situé en haut à droite de l'écran
   
2. Dans la fiche de l'ADF, cliquez sur le menu Participants dans la colonne de gauche.
3. Cliquez sur Ajouter des Participants
4. Indiquez le nom du participant dans le champ Entreprise (ou Particulier) et cliquez sur Ajouter

Point de vigilance
Dans le cas d'une inscription sur un cursus de formation, il est impératif de modifier le tarif de la dernière formation du cursus dans l'onglet "Modules et Prix" afin d'appliquer la remise commerciale du cursus.

Ex : Inscription sur un Cursus Praticien en hypnose Ericksonienne, le tarif de la première formation reste inchangé et celui de la seconde formation doit être modifié pour que le tarif dans la convention de formation soit correct.

Pour connaître le tarif à appliquer sur la dernière formation d'un cursus, consultez le fichier excel : Tarifs formations

Étape 4 : Envoyer le contrat de formation et le lien de paiement

Vous pouvez maintenant envoyer au stagiaire son contrat de formation à signer électroniquement ainsi qu'un lien de paiement pour le règlement de sa formation.

1. Dans la colonne de gauche, cliquez sur le menu Emails
2. Cliquez sur la ligne du participant afin de figer le volet des emails situé à droite
3. Cliquez sur l'icône email correspondant à l'email Convention - INSCRIPTION CLASSIQUE ou Convention - INSCRIPTION ACCÉLÉRÉE
   • Vérifiez que l'email sera bien envoyé uniquement au participant concerné en vous assurant que seule son adresse email est indiquée dans le champ À
   • Cliquez sur Documents à signer puis sur la pièce jointe au format PDF pour la consulter et vérifier l'exactitude des informations, notamment les coordonnées du stagiaire, le lieu de la formation et le prix de la formation.
   • Si toutes les informations sont correctes, vous pouvez cliquer sur Envoyer l'email
4. Cliquez sur l'icône email correspondant à l'email Lien de paiement ADF - INSCRIPTION CLASSIQUE ou Lien de paiement ADF - INSCRIPTION ACCÉLÉRÉE
   • Vérifiez que l'email sera bien envoyé uniquement au participant concerné en vous assurant que seule son adresse email est indiquée dans le champ À puis cliquez sur Envoyer l'email

Point de vigilance
Veiller à bien désinscrire le participant dans l'onglet "Modules et Prix" après lui avoir envoyé les e-mails d'inscription

Inscription classique ou accélérée ?  

Inscription du participant 30 jours ou plus avant le premier jour de la formation : Inscription Classique 

Inscription du participant moins de 30 jours avant le premier jour de la formation : Inscription Accélérée

En savoir plus sur les types d'inscription

Étape 5 : Envoyer l'email d'information récapitulatif

Étape 6 : Inscrire le participant dans Monday

Étape 7 : Mise à jour du tableau de suivi des préinscriptions