PLO1A _ Suivi des stocks de supports de cours et commandes auprès de l’imprimeur

Objectif : Garantir la gestion efficace des stocks de supports de cours et le suivi des commandes auprès de l’imprimeur, afin d’assurer une disponibilité continue des supports nécessaires pour les formations ou les cours. 

Résumé de la procédure

Étape 1. Gestion du stock et réapprovisionnement 

Chaque mois, vérifier les quantités des supports de cours et enregistrer les informations dans le tableau "Suivi des stocks de supports de cours"  sur Monday. 

Étape 2.  Commande auprès de l'imprimeur

• Analyse des besoins : Évaluer le nombre de supports nécessaires en fonction des formations et inscrits, idéalement pour une période de 3 mois et s'assurer qu'il y ait toujours un minimum de 15/20 supports en stock pour les formations courantes telles que l'EMDR niv I et II, les niveaux d'hypnose... 
• Communication avec l’imprimeur : Transmettre la commande au moins 2 semaines avant la date souhaitée avec les spécifications (quantités, formats, délais), et inclure une dérogation concernant la résolution des images et les fonds perdus, selon le modèle Freshdesk.
• Suivi de la commande : Assurer un suivi régulier avec l’imprimeur pour vérifier l’avancement de l'impression. 
• Réception des supports : Vérifier la conformité de la livraison

Étape 3. Archivage et suivi des commandes

Responsable : Coordination de formation (Émilie)

Description détaillée des étapes de la procédure

Étape 1. Gestion du stock et réapprovisionnement 

1. Vérifier tous les mois les quantités actuelles des supports disponibles (supports de cours, livret d'accueil…,).
2. Enregistrer les quantités exactes dans le tableau Monday "Suivi des stocks de supports de cours"

Point de vigilance : Veiller à prendre en compte les différentes versions des supports lors de l'enregistrement des quantités en stock.

Étape 2. Commandes auprès de l'imprimeur 

• Analyse des besoins et préparation de la commande

1. En fonction du calendrier des formations et du nombre d'inscrits, évaluer le nombre de supports nécessaires. Dans l'idéal, imprimer pour "3mois" de formation environ.
2. S'assurer qu'il y ait toujours un minimum de 15/20 supports en stock pour les formations courantes telles que l'EMDR niv I et II, les niveaux d'hypnose...
3. Consulter le tableau  "Mise à jour des supports pédagogiques" pour vérifier les versions actuelles des supports et, si nécessaire, faire le point avec le service digital.
4. Fournir un rapport sur l'état des stocks ou les commandes en préparation avec l'ensemble du service de coordination et les services digital et pédagogiques, afin de garantir une bonne coordination.

• Communiquer la commande auprès de l'imprimeur : 

1.  Transmettre la commande à l’imprimeur, via le site internet, en précisant les spécifications (quantités, formats, délais de livraison...) > Onglet "Spirales métalliques" 
2. Joindre une dérogation par mail selon le modèle Freshdesk "Dérogation Pixart" concernant la basse résolution des images et les fonds perdus qui ne sont pas toujours respectés dans nos supports. 

Objet : Dérogation AHTMA Formation : basse résolution des images et fonds perdus

Bonjour,
Dans le cadre de la commande n° xxxxxx pour les supports de cours pour le xx/xx/xxxx, je vous transmets ci-dessous la dérogation relative à certaines caractéristiques de nos fichiers.

Nous souhaitons attirer votre attention sur les points suivants :

1. Basse résolution des images :
   Certaines de nos images peuvent avoir une résolution plus faible que celle habituellement recommandée pour une qualité d'impression optimale.
2. Fonds perdus :
   Il est possible que, dans certains cas, les fonds perdus et les marges ne soient pas parfaitement conformes à ceux précisés dans le cahier des charges.

Nous acceptons une certaine tolérance concernant ces deux points et nous souhaitons que les tirages soient effectués, tout en étant conscients que cela pourrait affecter la qualité d’impression.

Merci de bien vouloir confirmer la réception de cette dérogation.
N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou si vous avez besoin de plus de précisions.

Point de vigilance : La commande doit être transmise minimum 2 semaines avant la mise à disposition souhaitée pour pallier les éventuels aléas. 
L'imprimeur ne garantit pas sa date de livraison. Elle est mentionnée seulement à titre indicatif.  

• Suivi de la commande :

1. Assurer un suivi régulier dans les "commandes effectuées", sur le site de Pixart, pour vérifier l’avancement de l'impression.  Il est important de noter qu’à réception des fichiers, l’imprimeur dispose de 3 jours pour signaler toute "non-conformité" dans les fichiers. 
2. En cas de retard ou de dysfonctionnement, ne pas hésiter pas à solliciter le service qualité pour résoudre le problème.

• Réception des supports :

1. À réception des supports de cours imprimés, vérifier la conformité de la commande par rapport au bon de commande (quantité, qualité, spécifications...).
2. Mettre à jour le stock interne  "Suivi des stocks de supports de cours"  avec les nouveaux supports reçus.
3. Contrôler la qualité des impressions (netteté, respect des couleurs, qualité du papier, etc.) et signaler toute non-conformité ou erreur au service qualité pour qu’une correction soit effectuée ou que les produits défectueux soient renvoyés. 

Étape 3. Archivage et suivi des commandes 

• Note : les bons de commande et les factures sont sauvegardés sur le site PIXART
• Archiver 1 support de cours imprimé des versions précédentes dans l'armoire prévue à cet effet. 
• Réaliser une analyse périodique des coûts des impressions avec Maxime pour optimiser les dépenses et définir un minimum de commande

Points de vigilance généraux

Points de vigilance : 
- La commande doit être transmise minimum 3 semaines avant la mise à disposition souhaitée pour pallier les éventuels aléas. L'imprimeur ne garantit pas sa date de livraison. Elle est mentionnée seulement à titre indicatif. 
- Veiller à prendre en compte la dernière version éditée par le service digital

Plan de contrôle et d'amélioration

à compléter si nécessaire 

Liste des rôles et responsabilités

Le service Coordination de formation (Émilie) est responsable de la gestion des stocks de supports de cours et de garantir la réception des documents dans les délais impartis.

Documentation et éléments de preuve 

Monday - Suivi des stocks de supports de cours
Monday - Mise à jour des supports pédagogiques 
Site Pixart : "Vos Commandes"

Version et historique des modifications 

Intitulé : Suivi des stocks de supports de cours et commandes auprès de l’imprimeur

• Version : PLO1A  
• Date de création : 03/03/2025
• Date de mise à jour : 

Historique des modifications : nc