PQA2A _ Prise en charge des demandes d'aménagements PSH et suivi

Modifié le Ven, 18 Juill. à 2:07 H

Objectif :

Assurer l’inclusion et l’égalité d’accès à la formation pour les personnes en situation de handicap, conformément aux indicateurs du Référentiel National Qualité (Qualiopi).

Résumé de la procédure

La présente procédure vise à identifier, analyser, mettre en œuvre et suivre les aménagements nécessaires à la bonne participation des PSH aux actions de formation, tout en respectant leur vie privée et les exigences réglementaires.

En amont de la formation :

Étape 1. Identification des besoins d’aménagement

Pendant la formation :

Étape 2. Mise en œuvre des adaptations
Étape 3. Suivi et ajustements en cours de formation

Après la formation :

Étape 4. Évaluation post-formation et archivage

Description détaillée des étapes de la procédure

Étape 1. Identification des besoins d’aménagement

Par : Le service de coordination

1. Repérage des besoins via le formulaire de pré-inscription

Lire attentivement chaque formulaire de pré-inscription afin de détecter toute mention d’un besoin spécifique lié à une situation de handicap.

2. Deux modalités possibles de traitement :

Option 1 : Inviter la personne à compléter le formulaire "Demande d’aménagements spécifiques en lien avec une situation de handicap".
Option 2 : Contacter la personne par téléphone pour échanger directement sur ses besoins et convenir ensemble des modalités de compensation adaptées.

Archivage de tous les échanges liés à la demande (tag "Freshdesk : PSH").

3. Suivi et traçabilité de la demande :

Enregistrer la demande dans le tableau “Gestion des situations de handicap et autres demandes spécifiques”, en renseignant :
- La nature de la demande
- La solution proposée et mise en place
Reporter les aménagements retenus dans l’onglet “Recueil des besoins et attentes”, dans la case "Commentaire", afin d’informer les formateurs en amont.

⚠️ Cas où aucune solution interne n’est possible :
Il peut arriver qu’aucune solution technique ou logistique ne puisse être mise en place par l’organisme.
Dans ce cas, proposer à la personne d'apporter elle-même sa propre solution de compensation, si cela est envisageable.
Cette proposition doit être formulée avec tact, dans une logique de dialogue et d’inclusion.

⚠️ Ne pas refuser une PSH sans analyse préalable de faisabilité.
Toujours contacter un acteur ressource si une situation dépasse la compétence du référent.
Contact de référence : à définir

Étape 2. Mise en œuvre des adaptations

   Par : Le service Coordination de formation et/ou le formateur

Ajustement des supports…
Aménagement de la durée de formation ou des modalités pédagogiques selon les besoins.
Coordination avec les formateurs, la direction et, le cas échéant, les structures d’accueil en entreprise. En cas de besoin, ne pas hésiter à contacter directement le formateur pour expliquer les ajustements.

Exemples de solutions proposées à l’AHTMA :

Accueil spécifique au siège
Sensibilisation du groupe si nécessaire
Sièges adaptés ou ballons ergonomiques dans les locaux du siège (en extérieur, contacter le gestionnaire pour savoir ce qui peut être mis en place)
Possibilité de se lever librement pendant la formation
Utilisation de loupes
Temps supplémentaire accordé pour le QCM final
Remise de supports en PDF pour permettre un ajustement de la taille des caractères
Ajustement des supports (typographie Arial, mise en page aérée, peu de couleurs...)
Possibilité d'avoir une tablette
Possibilité de revenir sur des séances de perfectionnement gratuitement

(... à adapter selon les situations)

Étape 3. Suivi et ajustements en cours de formation

Vérification de la bonne mise en œuvre des aménagements.
Contact régulier avec les formateurs et la personne en situation d'handicap

Étape 4. Évaluation post-formation et archivage

Envoyer le questionnaire d’évaluation de l’expérience à l’AHTMA à chaque personne ayant bénéficié d’un aménagement.
Si une note inférieure à 4/5 est attribuée, en discuter en réunion d’équipe afin d’identifier les causes et envisager des pistes d’amélioration des dispositifs mis en place.
Mettre à jour le tableau “Gestion des situations de handicap et autres demandes spécifiques” en fonction des éléments recueillis via le questionnaire
Réaliser un bilan d’aménagement, si la situation le justifie, pour en tirer des enseignements concrets.
Adapter les pratiques et procédures en tenant compte des retours formulés et des suggestions d’amélioration.

Archivage de tous les échanges liés à la demande (tag "Freshdesk : PSH").

Points de vigilance généraux

Ne jamais demander de documents médicaux.
Ne pas refuser une PSH sans analyse préalable de faisabilité.
Toujours contacter un acteur ressource si une situation dépasse la compétence du référent.
Veiller à la confidentialité des échanges.
Veiller à archiver toutes les échanges via le tag "PSH" de Freshdesk

Plan de contrôle et d'amélioration

Audit interne de la gestion des demandes PSH (1 fois par an).
Réunion de retour d’expérience avec les équipes
Veille et mise à jour continue.

Liste des rôles et responsabilités

Référente Handicap (Emilie Lecomte)

Le référent handicap a pour mission de garantir un accueil et un accompagnement adaptés des personnes en situation de handicap (PSH), tout en assurant la conformité de l’organisme aux exigences du Référentiel Qualiopi. Ses responsabilités incluent :

Détenir les compétences nécessaires pour analyser les besoins spécifiques liés au handicap et identifier les solutions d’aménagement possibles.
? L’organisme n’a pas l’obligation d’accueillir toutes les formes de handicap, mais doit être en mesure d’évaluer la faisabilité d’un accompagnement adapté.
Représenter une posture inclusive, tant dans la communication de l’organisme que dans les échanges avec les apprenants.
Maîtriser l’adéquation des moyens de compensation mis en œuvre, en lien avec les contraintes pédagogiques et organisationnelles.
Veiller au respect de la réglementation en vigueur, notamment des exigences Qualiopi en matière d’accessibilité et d’adaptation des prestations.

Coordination de formation : Assurer le suivi individuel des PSH, depuis l’identification du besoin jusqu’à l’évaluation post-formation des aménagements proposés.

Formateurs : application des adaptations, retour d’expérience.

Responsable Qualité : Assurer une veille active sur le sujet du handicap (participation à des webinaires, consultation de ressources spécialisées, inscription à des newsletters, etc.).

Documentation et éléments de preuve

Suivi et archivage : Gestion des situations de handicap et autres demandes spécifiques
Tags "PSH" sur Freshdesk
Questionnaire d’évaluation de l’expérience à l’AHTMA
Questionnaire : Demande d'aménagements spécifiques en lien avec une situation de handicap

Version et historique des modifications

Version : PQA2A
Date de création : 10/07/2025
Date de mise à jour : —
Historique des modifications : nc