Réaliser et exploiter une veille légale et règlementaire

 Non-conformité : Mineure 

Niveau Attendu : Démontrer la mise en place d’une veille légale et réglementaire et son exploitation.

AHTMA Formation a mis en place un système structuré pour réaliser et exploiter une veille légale et réglementaire afin de garantir la conformité continue des formations aux normes en vigueur. Ce système repose sur la mobilisation des responsables de veille, l'utilisation d'outils collaboratifs et la mise en œuvre d'actions concrètes à partir des résultats de la veille.

• Tableau des curateurs d'informations sur Monday : Un tableau Monday a été créé pour lister les curateurs d'informations spécialisés dans la veille légale et réglementaire (Agefiph, FIPHFP, etc.). Chaque responsable doit veiller à ce que ces sources soient pertinentes et régulièrement mises à jour. Une revue annuelle des sources est réalisée pour garantir leur pertinence continue.
  
  

• Répartition des responsabilités : La répartition des responsabilités est clairement définie : Maxime Lecomte est responsable de la veille légale et réglementaire. Cette répartition est formalisée dans un document interne, garantissant la clarté des rôles même en cas de changement de personnel.
  
  

• Tableau des sujets de veille : Un autre tableau Monday, divisé en quatre trimestres, permet de lister les sujets à étudier lors des prochaines réunions de veille. Les sujets sont priorisés en fonction de leur impact potentiel, et chaque sujet est suivi avec des actions ou décisions prises, garantissant un suivi de l'impact de la veille sur l'organisation.
  
  

• Réunions trimestrielles de veille : Quatre réunions de veille sont organisées chaque année, une par trimestre. Lors de ces réunions, les sujets inscrits à l'ordre du jour sont analysés, et les plus pertinents sont intégrés au plan d'amélioration continue et à la roadmap. Un compte rendu est établi à chaque réunion, incluant les sujets discutés, les conclusions, et les actions à entreprendre. Un responsable de suivi est désigné pour chaque action, afin de garantir leur mise en œuvre.
  
  

• Évaluation de l'impact de la veille : Les sujets intégrés au plan d'amélioration continue et à la roadmap sont suivis pour évaluer leur impact sur la conformité et les actions mises en place. Cela permet de démontrer l'utilité et l'efficacité du processus de veille.
  
  

• Partage des résultats de la veille : Les résultats pertinents de la veille sont partagés avec l’ensemble de l’équipe lors de la réunion mensuelle suivant la réunion de veille. Cela favorise l'implication de tous les membres de l'équipe et améliore la prise en compte des nouvelles réglementations.
  
  

• Documentation du processus de veille : Le processus de veille est entièrement documenté, incluant les rôles, les outils utilisés, la fréquence des actions, et les sources d'information. Cette documentation garantit une approche standardisée et systématique de la veille.
  
  

• Outil de suivi des actions : Les actions issues de la veille sont suivies via une section dédiée dans le tableau Monday. Cela permet de s’assurer que les sujets discutés lors des réunions de veille conduisent effectivement à des changements concrets.
  
  

Éléments de preuve

• Tableau des curateurs d'informations sur Monday (en cours)

• Tableau des sujets de veille divisé en quatre trimestres (en cours)

• Compte rendu des réunions trimestrielles de veille (à venir)

• Documentation du processus de veille

• Base de connaissances sur l'extranet incluant les résultats de la veille (à venir)

• Outil de suivi des actions issues de la veille (à venir)

Plan d'action 2025

- Mise en place d'une évaluation annuelle de l'efficacité des actions de veille pour ajuster le plan et fixer de nouveaux objectifs

- Renforcement de la communication des résultats de veille auprès des équipes pour favoriser l'engagement et la mise en œuvre des actions d'amélioration

- Formation des équipes sur les objectifs du plan de veille et leur rôle dans le processus, dès la création du poste de Responsable Qualité en janvier 2025.