6.23/24/25 - Réaliser et exploiter (veille légale & règlementaire, métier et technologique)

	Niveau Attendu : Démontrer la mise en place d’une veille légale et réglementaire, pédagogique et technologique et son exploitation. Non-conformité : Mineure

AHTMA Formation a mis en place un système structuré pour réaliser et exploiter les veilles légale et réglementaire, métier et technologique afin de garantir la conformité continue des formations aux normes en vigueur. Ce système repose sur la mobilisation des responsables de veille, l'utilisation d'outils collaboratifs et la mise en œuvre d'actions concrètes à partir des résultats de la veille.

• Répartition des responsabilités clairement définie sur les fiches de poste 
  • Veille légale et règlementaire / Handicap : Valérie GUILLARD
  • Veille métier : Marlène HOLWECK
  • Veille technologique : Maxime LECOMTE
    
    
• Tableau des curateurs d'informations sur Monday : Un tableau dédié recense les sources de veille. Chaque responsable en garantit la pertinence et la mise à jour régulière. Une revue annuelle est effectuée pour valider la fiabilité des sources.
  
  

• Tableau des sujets de veille : Un second tableau recense les thèmes à analyser ou déjà étudiés. Ils sont priorisés selon leur impact, puis associés à des actions ou décisions. Une fiche de synthèse permet de formaliser les résultats et les actions à engager. Les sujets de fond stratégiques sont intégrés à la roadmap et dans le tableau de pilotage de projets respectif (ex : Projets Qualité). Le responsable de la veille supervise la mise en œuvre des actions décidées et assure la mise à jour régulière de leur statut.
  
  

• Diffusion des résultats de veille : Les résultats de la veille sont diffusés à l’équipe lors des réunions bimensuelles, lors du point 9, par l’intermédiaire des référents. La communication vers les sous-traitants se fait également via Slack (canal “Veille”) et/ou lors des réunions semestrielles animées par les référents.
  En complément : une base de connaissances Freshdesk diffuse certains résultats sous forme de FAQ.

• Une procédure est mise en place afin que chaque référent ait pleinement conscience de ses responsabilités, avec des rappels de routine programmés sur nos ordinateurs respectifs.  (lien à ajouter)

Éléments de preuve

• Tableau des curateurs d'informations sur Monday (à mettre à jour)

• Tableau des sujets de veille incluant les reportings et les actions à mettre en place

• Compte-rendu Monday des réunions bimensuelles (point 9)

• Canal Slack : Veille

• Base de connaissance Freshdesk

• Roadmap

• Procédure de veille 

Audit Qualiopi Novembre 2024

 Échantillonnage 

1. EMDR Niv 1 - du 9 au 12 Janvier 2024 à Marseille
2. EMDR Niv 1 - du 1er au 4 juillet à Rennes 
3. EMDR Niv 2 - du 9 au 11 septembre en distanciel
4. Symbiopoids du 29 janvier au 1er février à Vannes (en portage)

Vérification et preuves fournies de l'échantillonnage 

• Liste des sources 
• Monday _ Curateurs de Veilles Technologique - Légale - Pédagogique
• Monday _ Contenus Veille Technologique - Légale - Pédagogique 
• Monday _  Projets pédagogie et production
• Slack _ Groupes avec les formateurs 
• Monday _ Roadmap

  
  

Points de vigilance de l'auditrice : 

Plan d'action 2025

- Mise en place d'une évaluation annuelle de l'efficacité des actions de veille pour ajuster le plan et fixer de nouveaux objectifs

- Renforcement de la communication des résultats de veille auprès des équipes pour favoriser l'engagement et la mise en œuvre des actions d'amélioration

- Formation des équipes sur les objectifs du plan de veille et leur rôle dans le processus, dès la création du poste de Responsable Qualité en janvier 2025.

- Intégrer un feedback formalisé des entreprises partenaires et financeurs dans le processus de veille métier pour mieux comprendre les besoins en compétences

- Développer des relations avec des acteurs du marché pour obtenir des insights plus précis sur les évolutions des métiers et des compétences

- Mettre en place des sessions de discussion internes pour analyser les résultats de la veille et ajuster les contenus de formation en conséquence, afin de mieux répondre aux attentes du marché

- Tester et expérimenter de nouvelles technologies pédagogiques et en mesurer l'impact sur l'apprentissage des stagiaires

- Renforcer la collaboration avec des experts du domaine éducatif et technologique pour bénéficier de retours d'expérience et d'insights sur les nouvelles pratiques.