PPE3B _ Animation des formations en distanciel

Ce document reprend toutes les démarches avant, pendant et après une formation en distanciel, destinées aux formateurs. 

Objectif 

L'objectif de cette procédure est de définir les étapes clés et les responsabilités des formateurs pour assurer le bon déroulement des formations en distanciel, en garantissant la préparation, l’animation et le suivi conformément aux exigences pédagogiques et aux obligations réglementaires (Qualiopi).

Résumé de la procédure

Étape 1. Avant la formation 

• Réception du lien  (Slack)
• Vérification technique préalable
• Lecture des auto-positionnements d’entrée et traitement des besoins des stagiaires
• Partage avec les participants des supports et documents sur Dendreo, si nécessaire.

Point de vigilance : nous ne transmettons ni support de cours en PDF, ni Power Point aux stagiares pour éviter les risques de plagiat.

Étape 2. Pendant la formation

• Émargement obligatoire à chaque début de demi-journée
• Gestion immédiate des absences
• Traitement des besoins et auto-évaluations
• Partage des supports et documents sur Dendreo

Étape 3. Après la formation

• Remplissage et envoi du compte-rendu (DCF2)
• Réponse au questionnaire de satisfaction formateur
• Transmission des documents à la coordination

Détails de la procédure

Pour information, dans la semaine précédent la formation, les participants recevront deux mails importants en annexe de cette procédure. 

Étape 1. Avant la formation 

Zoom :

Le formateur reçoit, via le canal Slack « Lien Distanciel », le lien Zoom de la salle virtuelle. Il est désigné hôte alternatif. 

• Tester le lien et les fonctionnalités avant le jour J.

    Extranet :

• Consulter les auto-positionnements d’entrée et les besoins exprimés par les stagiaires afin d’adapter le contenu de la session.
• Lire les besoins des stagiaires sur Dendreo et marquer le statut “Traité”. Si vous réalisez un aménagement, merci de l'indiquer dans la case "commentaire" à droite.
• Si un besoin doit être remonté à la coordination, contacter Émilie via Slack.

Point de vigilance : Les documents pédagogiques à partager à l'ensemble des participants de la session doivent être intégrés dans le bon espace de stockage Dendreo (cf image ci-dessous)

Étape 2. Pendant la formation

    Émargements obligatoires à chaque début de demi-journée :

• Faire émarger tous les stagiaires à chaque début de demi-journée.

• Le formateur doit également signer.

• Une diapositive de rappel est intégrée au support de présentation.

    Gestion des absences, une action immédiate requise : 

• Si un stagiaire est absent, prévenir l’équipe de coordination dans les 30 minutes suivant le début de la session.

• Le service coordination contacte ensuite la personne manquante selon la procédure interne d’absence.

    Auto-positionnements d'entrée et recueil des besoins

• S’assurer que 100 % des auto-évaluations d’entrée sont complétées (condition de certification pour les stagiaires).

• Lire et traiter les besoins exprimés pendant la session comme précisé à l'étape précédente.

    Auto-positionnements de sortie et questionnaire de satisfaction

Les stagiaires peuvent y accéder directement depuis leur espace extranet, quelques heures avant la fin de la formation.

Un e-mail de rappel leur est envoyé en parallèle pour compléter ces deux formulaires.

L’idéal est de les remplir en fin de formation, mais ils restent accessibles quelques jours après, donc pas d’inquiétude si ce n’est pas fait immédiatement !

Points de vigilance : 

L’émargement est une obligation réglementaire incontournable. Chaque formateur en est personnellement responsable et doit s’assurer que les stagiaires signent à chaque demi-journée.

Le traitement des besoins stagiaires et la prise en compte des auto-évaluations (entrée et sortie) constituent des étapes indispensables à la conformité Qualiopi.

Tout retard ou oubli dans la réalisation de ces trois actions (émargement, traitement des besoins, auto-évaluations) peut compromettre la conformité de la formation lors d’un audit Qualiopi et D2OF

Étape 3. Après la formation

Gestion des documents

Si vous avez des documents à nous transmettre, tels que des fiches de séance, merci de les télécharger dans l'espace de stockage du module approprié sur Dendreo, dans le dossier à votre nom, idéalement au format PDF. 

Exemple :

    Compte-rendu et satisfaction formateur : 

Vous recevrez deux emails :

1. Un compte-rendu de formation à compléter, puis à nous retourner signé et au format PDF dans l'idéal. Vous pouvez l'envoyer par le biais de l'espace de stockage Dendreo ou par e-mail ou encore Slack à Émilie, selon vos préférences. 
2. Un email contenant le lien vers votre questionnaire de satisfaction à remplir dans les jours suivant la formation, dans le cadre de notre démarche d'amélioration continue. Vous recevrez une relance à J+7 environ si celui-ci n'est pas complété. 

Plan de contrôle et d'amélioration

• Les émargements sont vérifiés par le service coordination à l’issue de chaque session afin d’assurer la conformité administrative et Qualiopi.

• Les questionnaires de satisfaction stagiaires sont analysés semestriellement, sauf en cas de note moyenne inférieure à 6/10, où une analyse immédiate est déclenchée.

• Les retours formateurs sont intégrés au plan d’amélioration continue Qualiopi et analysés mensuellement lors du suivi qualité.

• Les anomalies identifiées (absences non signalées, documents manquants, retards d’émargement) sont consignées dans un tableau de suivi afin de prévenir toute rupture de parcours et d’assurer la traçabilité des actions correctives.

Liste des rôles et responsabilités du formateur

Le formateur est responsable de prendre en compte les besoins des stagiaires, de gérer les émargements et de donner son appréciation après la formation dans le cadre d'une démarche d'amélioration continue et de réponse aux exigences Qualiopi.

Documentation et éléments de preuve 

Compte-rendu de formation _ DCF2
Dendreo et son espace de stockage

Version et historique des modifications 

Intitulé : Animation des formations en distanciel

Version : PPE3B

• Date de création : 28/02/2025
• Date de mise à jour : 17/10/2025 

Historique des modifications : 

• Renforcement de l’analyse des besoins
• Détails sur les espaces de stockage
• Actualisation du plan de contrôle
• Rappel clair sur les obligations d’émargement et de questionnaires
  
  

Annexes : 

Mail 1 : Convocation à J-7  

Mail 2 : Lien zoom, notice et rappel auto-évaluation d'entrée