PCF8B _ Coordination des formations en distanciel

Ce document reprend toutes les démarches à effectuer quelques jours avant une session en distanciel

Résumé de la procédure

Étape 1. Pré - formation : 

• Envoi des documents ressources, des formulaires d'auto-positionnement et des accès à la salle virtuelle  
• Suivi des auto-positionnements

Étape 2. Pendant la formation 

• Résolution des problèmes techniques rencontrés par les stagiaires. 
• Vérification des émargements des stagiaires et du formateur

Étape 3. Post-formation 

• Suivi des formulaires post-formation des participants et du formateur

Responsable : Le service de Coordination de formation

Description détaillée des étapes de la procédure 

Étape 1. Pré - formation

• à J-7 :
  • sur Dendreo, envoi automatique de la "A / Distanciel : Convocation J-7 + Livret d'accueil ". Ils comportent des rappels tels que : relire attentivement votre cours d’EMDR I, revoir les vidéos mises à disposition, vous entraîner autant que possible, avoir ses supports et sa baguette à disposition...)
• à J-5 : 
  • Dans Dendreo, vérifier la bonne réception du mail automatique aux participants inscrits "A / Distanciel : Convocation J-7 + Livret d'accueil ".
  • Lorsque toutes les inscriptions sont (quasi) finalisées : créer le lien zoom

1. Dans ZOOM >  Réunions > Programmer une réunion : changer le sujet de la réunion "Ex. : Praticien EMDR-DSA niveau 2 - du 10 au 12 septembre 2025"
2. Mettre les dates et horaires (ajouter 30 min avant et après la formation) 
3. Cliquer sur "Options" et indiquer l'adresse mail du formateur de la session dans le champ "Hôte alternatif"
4. Valider et copier le lien ainsi que le code d'accès
5. Intégrer le lien et le code d'accès au canal "lien distanciel" sur Slack 
6. Intégrer le lien et le code d'accès dans le mail  "M / Envoi des supports de cours et du lien zoom (Distanciel)"

• à J-1 : 
  • Sur Dendreo, envoi automatique de la "A / Distanciel : Convocation J-7 + Livret d'accueil " à tous ceux qui se sont inscrits tardivement. 
  • Relancer par téléphone les stagiaires qui n'ont pas complété leur formulaire d'auto-positionnement.
  • Lire le recueil des besoins et attentes, traiter et communiquer auprès du formateur si besoin. 
• À chaque étape accomplie, mettre à jour de tableau Monday : Année - Suivi des ADF par participant.

Étape 2. Pendant la formation : 

• Être disponible pour résoudre les problèmes techniques rencontrés par les stagiaires. Il existe un mail rappelant le lien zoom " M / Lien Zoom pour Distanciel (en cas de problèmes techniques)"
• Vérifier l'émargement des stagiaires et du formateur sur Dendreo chaque matin et début d'après-midi
• Vérifier que toutes les auto-évaluations d'entrée en formation soient complétées. Si ce n'est pas le cas, comme pour les émargements, contacter le formateur. 

Point de vigilance : Les émargements et les auto-évaluations sont des critères essentiels au référentiel Qualiopi. Sans cela, ni l'attestation de présence, ni le certificat de fin de formation ne peut pas être remis aux stagiaires.

• Ouvrir la session d'évaluation sur Evalbox

Point de vigilance : Vérifier que la session ne s'est pas refermée automatiquement à la fin de l'après-midi du dernier jour de la formation.

Étape 3. Post-formation :

• Sur Dendreo, à J+3 :

1. Formateur : Vérifier que le "Compte-rendu de formation" ait été reçu et qu’il soit correctement complété et signé. L'intégrer dans l'espace de stockage du formateur de la formation concernée si ce n'est pas déjà fait. 
2. Participants : Le suivi pédagogique est identique à celui des formations en présentiel. Toutefois, bien vérifier que les stagiaires aient bien rempli leur auto-évaluation de sortie sur leur espace extranet. Si ce n'est pas le cas, comme pour les émargements, contacter le stagiaire concerné. 

Rappel : Les émargements et les auto-évaluations sont des critères essentiels au référentiel Qualiopi. Sans cela, ni l'attestation de présence, ni le certificat de fin de formation ne peut pas être remis aux stagiaires.

• À chaque étape, mettre à jour de tableau Monday : Année - Suivi des ADF par participant.

Points de vigilance généraux

• Les émargements stagiaires et formateur doivent être complets chaque demi-journée (exigence Qualiopi).
• Les auto-évaluations d’entrée et de sortie doivent être vérifiées : sans elles, aucune attestation ou certificat ne peut être délivré.
• Vérifier systématiquement la bonne réception d'au moins une convocation via Dendreo.
• S’assurer que la session Evalbox reste ouverte jusqu’au terme de la formation.
• Anticiper les problèmes techniques : canal Slack + mail d’assistance disponibles.
• Mise à jour du tableau Monday après chaque étape pour garantir la traçabilité.

Plan de contrôle et d'amélioration

• Contrôle Qualité aléatoire via les audits interne : Qualiopi et D2OF
• Amélioration continue :
  • Analyse des retours collectés via les questionnaires de satisfaction
  • Analyse des incidents

Liste des rôles et responsabilités

Le service Coordination de formation est responsable de la gestion administrative et technique avant, pendant et après la formation, incluant l'envoi des documents nécessaires, le suivi des inscriptions et des évaluations, la résolution des problèmes techniques et le suivi des retours des stagiaires.

Documentation et éléments de preuve 

• Compte-rendu de formation _ DCF2
• Satisfaction sur Dendreo
• Tableau Monday : Année - Suivi des ADF par participant
• Evalbox

Version et historique des modifications 

Intitulé : Coordination des formations en distanciel

• Version : PCF8B
• Date de création : 28/02/2025
• Date de mise à jour : 08/09/2025

Historique des modifications : 

• Intégration progressive d’automatisations supplémentaires dans Dendreo pour limiter les oublis. 
• Envoi des supports pédagogiques en papier en amont de la formation.