PCM2A _ Mise à jour de dates d'une session de formation

Modifié le Ven, 18 Juill. à 3:39 H

Ce document reprend toutes les démarches à effectuer lors d’une mise à jour de date de session dispensée par AHTMA Formation.

Résumé de la procédure

Étape 1. Toute mise à jour concernant des dates de session de formation doit être mis à jour sur le Calendrier de formation et partagée via le canal "Bureau" sur Slack.

                Par : La direction et/ou le service commercial

Étape 2. Une fois l'information partagée, il convient de mettre à jour les éléments suivants si applicable :

1. Monday qui assure le suivi des ADF

2. Dendreo : qui assure le suivi des inscriptions aux sessions de formations et héberge les itinéraires de formation.

3. Jotform : qui héberge le formulaire de pré-inscription.

4. Site web d’AHTMA Formation : Page de présentation des formations concernées

Si la formation se déroule à Vannes :

5. Calendriers de formations imprimés

6. Calendrier de location de salle

                Par : Le service Marketing et Communication
                Par : Le service Coordination de formation

Étape 3. Après avoir effectué toutes les modifications, informer le bureau de la mise à jour de tous les supports.

                Par : Le service Marketing et Communication
                Par : Le service Coordination de formation

Étape 4. Si la formation a lieu dans les locaux de Vannes, prévenir la personne en charge du ménage pour la gestion de planning

                          Par : Le service Coordination de formation

Description détaillée des étapes de la procédure

Étape 1. Toute mise à jour concernant des dates ou des villes de session de formation doit être mis à jour sur le Calendrier de formation et partagée via le canal "Bureau" sur Slack ou en réunion d'équipe.

                Par : La direction et/ou le service commercial

Emplacement : OneDrive - AHTMA Formation\1-OUTILS QUOTIDIENS\CALENDRIERS FORMATION

Étape 2. Une fois l'information partagée, il convient de mettre à jour les éléments suivants si applicable :
Par : Le service Coordination de formation

1. Monday
Ajouter ou mettre à jour un module dans Inscriptions dans l'ordre chronologique
Dans le cas de formation annulée, inscrire la mention " Annulé" à la fin de l'intitulé du module

2. Dendreo
Pour une formation existante :

Dans "Formation Inter", cliquer sur la formation à mettre à jour
Cliquer dans "Créneaux" dans le bandeau à gauche
Modifier les dates
Cliquer sur sauvegarder

Contacter par téléphone les personnes déjà inscrites pour les informer de la modification

 Par : Le service Coordination de formation

3. Jotform

Le jour de la mise en application des nouvelles dates, procéder étape par étape :

Page 1 | Choisir la formation :

Mettre à jour une option

Ajouter une option en veillant à conserver les paramètres, notamment en sélectionnant l’engrenage, se rendre dans « options » et mettre à jour les champs « valeurs de calcul »

 Par : Le service Marketing et Communication

4. Le site web d’AHTMA Formation

Le jour de la mise en application des nouvelles dates, procéder étape par étape :

Se connecter au tableau de bord du site web.
Mise à jour des pages de formation concernées :
Dans « Pages », rechercher le nom de la formation.
Cliquer sur « Modifier avec Elementor ».
Opérer les modifications sur la page

 Par : Le service Marketing et Communication

Si la formation se déroule à Vannes :

5. Calendriers de formations imprimés :

Mettre à jour les calendriers de formations imprimés dans les cuisines des locaux sur Canva et imprimer de nouveau la page concernée par la modification

6. Calendrier de location de salle :

Mettre à jour le calendrier des disponiblité sur le site internet

 Par : Le service Marketing et Communication

Étape 3. Après avoir effectué toutes les modifications, informer le bureau de la mise à jour de tous les supports par le biais du canal "Slack"

Par : Le service Marketing et Communication
Par : Le service Coordination de formation

Étape 4. Si la formation a lieu dans les locaux de Vannes, prévenir la personne en charge du ménage pour la gestion de planning

Par : Le service Coordination de formation

Points de vigilance généraux

Veiller à prévenir la personne en charge du ménage si la formation modifiée est à Vannes

Veiller à modifier le calendrier des disponibilités sur le site web pour éviter les doublons

Plan de contrôle et d'amélioration

Vérifier la cohérence entre tous les supports

Liste des rôles et responsabilités

La direction et/ou le service commercial  : En charge de l'élaboration du planning et de la communication interne.

Le service Marketing et Communication : Responsable de la mise à jour du calendrier sur Jotform et le Site web

Le service Coordination de formation : Responsable de la mise à jour du calendrier sur Monday et Dendreo

Documentation et éléments de preuve

Slack d'information sur le canal "Bureau"

Version et historique des modifications

Version : PCM2A

Date de création : 17/02/2025
Date de mise à jour :

Historique des modifications : nc