Introduction : 

Définition de l’abandon

1. Abandon pour cas de force majeure

• Définition : L’arrêt de la formation résulte d’un événement imprévisible, irrésistible et extérieur à la volonté du stagiaire, l’empêchant de poursuivre (ex. maladie grave, accident, situation familiale ou professionnelle exceptionnelle, événements climatiques ou sanitaires).

• Traitement administratif et financier :

  • Justificatif écrit obligatoire (documents officiels tels qu'un certificat médical, une attestation employeur... ).

  • Si, par suite de force majeure dûment reconnue, le participant ne pouvait suivre sa formation, il pourrait choisir soit de reporter sa présence sur d'autres dates et/ ou villes, soit de rompre son contrat. Dans ce dernier cas, seules seraient dues les sommes correspondantes aux journées effectuées. Notre organisme resterait bien sûr à l'écoute de tous besoins spécifiques qui en résulterait. 

2. Abandon sans motif

• Définition : L’abandon de formation sans motif désigne le fait, pour un stagiaire, de ne pas poursuivre sa formation sans avoir informé l’organisme de formation de manière formelle ou sans produire de justification écrite recevable (certificat médical, attestation professionnelle, etc.). Il peut s’agir d’une absence prolongée injustifiée, d’un arrêt en cours de parcours sans communication ou d’un non-retour après une interruption temporaire.
• Traitement administratif et financier : En l’absence de justificatif formel, le contrat ou la convention de formation est réputé rompu de manière unilatérale par le participant, sans possibilité de report automatique. L’intégralité du coût de la formation reste exigible, conformément aux conditions générales de vente et aux dispositions contractuelles signées. Aucun remboursement, ni avoir, ni report ne pourra être accordé sans motif recevable.

3. Abandon pour problème d’adéquation de profil

• Définition : L’arrêt est lié à une inadéquation entre le profil du stagiaire et la formation suivie. Cela peut concerner :
  • un manque de prérequis techniques ou pédagogiques,
  • une incompréhension des objectifs ou des méthodes,
  • une insatisfaction persistante malgré les mesures d’accompagnement proposées.
  • une incompatibilité en terme de posture 
• Traitement administratif et financier : Entretien obligatoire avec le stagiaire pour confirmer les raisons et explorer les alternatives (orientation vers une autre formation, reprise ultérieure) = pas de process formel, c'est du cas par cas. 

Cette procédure décrit les actions à mener par les différentes parties prenantes pour identifier, gérer et prévenir l'abandon d'un stagiaire pendant sa formation. Elle s'applique à tous les intervenants pédagogiques et administratifs concernés.

Résumé de la procédure

1. Identification des signes de décrochage.

2. Déclaration de l'intention d'abandon (par téléphone, email, ou application AHTMA Contact).

3. Notification de la personne chargée du suivi pédagogique.

4. Entretien avec le stagiaire pour proposer des solutions (si possible).

5. Formalisation de l'abandon et mise à jour du tableau de suivi.

6. Notification des parties prenantes (employeur, financeur, équipe pédagogique).

7. Mise à jour de la facturation par le service comptabilité.

8. Proposition éventuelle de reprise de la formation si les conditions le permettent.

Détail de la procédure

Étape 1 : Identification des signes précurseurs d'abandon lorsque c'est possible

Actions :

• Les formateurs signalent au service de coordination de formation les absences dans l'heure suivant le début de la journée de formation. Le service de coordination contacte le stagiaire et regarde ses emails : 

  • En absence de réponse, suivre la procédure suivante.

  • Une demande d’absence est formulée par le stagiaire, le service de coordination évalue la demande :

    • Si l’absence est justifiée et rattrapable (sans compromettre l’atteinte des objectifs pédagogiques), appliquer la procédure “Gestion des absences”.

    • Si l’absence n’est pas justifiée ou compromet la progression, basculer vers la présente procédure “Gestion de l’abandon”.
      
      
      

• Les formateurs observent les stagiaires pour identifier des difficultés potentielles, notamment lors des échanges, des exercices pratiques, des évaluations à mi-parcours, ou des sessions de supervision.

Point de vigilance :
Être attentif aux stagiaires montrant des signes de démotivation ou exprimant des difficultés personnelles pendant la formation.

Étape 2 : Gestion de l'abandon du stagiaire 

1. Abandon pour cas de force majeure :  

• Définition : L’arrêt de la formation résulte d’un événement imprévisible, irrésistible et extérieur à la volonté du stagiaire.

• Actions du stagiaire :

  • Informe l’organisme par email et/ou téléphone.

  • Transmet un justificatif valide (ex. arrêt maladie, certificat médical, certificat de décès, attestation employeur).

  • La demande doit être systématiquement formalisée par email écrit.

• Actions de la coordination de formation :

  • Envoie l’email type : Aménagement formation [Intitulé de la formation] – Abandon en cours de formation (cas de force majeure), en complétant les champs modifiables et en taguant « Abandon ».

  • Préviens immédiatement le service comptabilité.

  • Ajoute un commentaire ADF dans Dendreo et met à jour Monday afin de garantir la traçabilité et le partage de l’information.

• Notification externe par le service comptabilité

  Le financeur et/ou l’employeur sont informés officiellement par email.

2. Abandon sans motif

• Définition : L’abandon sans motif désigne le fait, pour un stagiaire, de ne pas poursuivre sa formation sans justification recevable et/ou sans communication formelle avec l’organisme (absence prolongée injustifiée, arrêt en cours sans explication, non-retour après interruption…).

• Actions du stagiaire

  • (Le cas échéant) Peut régulariser sa situation en fournissant un justificatif recevable par email.

  • À défaut de justificatif dans le délai, l’abandon est confirmé sans motif.

• Actions de la coordination de formation

  • Constate l’absence et envoie l’email type : Aménagement formation [Intitulé de la formation] _ Abandon en cours de formation (non justifié), en complétant les champs modifiables et en taguant « Abandon ». 

  • Prévient immédiatement le service comptabilité.

  • Ajoute un commentaire ADF dans Dendreo et met à jour Monday pour la traçabilité (motif = sans motif).

• Si un justificatif valable est transmis, passer à la procédure "Abandon dans le cas de force majeure"
• Si aucun justificatif valable n'est transmis, facturer l'intégralité de la formation. 

• Notification externe par le service comptabilité

  Financeur et/ou employeur informés officiellement par email (abandon sans motif, référence à la convention/CGV).

3. Abandon pour problème d’adéquation de profil

• Définition
  L’arrêt est lié à une inadéquation entre le profil du stagiaire et la formation :
  manque de prérequis, incompréhension des objectifs/méthodes, insatisfaction persistante malgré accompagnement, incompatibilité de posture en formation.

• Actions du stagiaire

  • Participe à un entretien obligatoire, planifié par le service de coordination de formation (visio/téléphone/direct) pour exposer les difficultés et étudier les alternatives.

  • Confirme par email écrit l’option retenue (orientation vers une autre formation, reprise ultérieure ou arrêt définitif).

• Actions de la coordination de formation

  • Si une alternative est possible et acceptée :

    • Envoie un email avec proposition d’orientation / aménagement [Intitulé de la formation], avec motif du report, modalités (dates, prérequis et avenant) et tag « Report ».

    • Met à jour Dendreo (commentaire ADF) et Monday (statut = report).

    • Informe la comptabilité 

  • Si aucun report n’est possible ou si le stagiaire opte pour l’arrêt :

    • Envoie d'un email avec intitulé de la formation, dates, le motif de rupture et les conséquences financières + tague « Abandon ».

    • Préviens la comptabilité (application des clauses contractuelles : en principe pas de remboursement après démarrage, sauf décision exceptionnelle).

    • Met à jour Dendreo (commentaire ADF « inadéquation de profil ») et Monday (motif = inadéquation).

• Notification externe par le service comptabilité

  • Si la formation est financée par un employeur/financeur, envoi d’un email d’information précisant le motif (inadéquation de profil), la décision (report ou abandon) et la conséquence financière selon contrat/CGV.

Points de vigilance généraux
Communication fluide et réactive entre toutes les parties.
Conservation systématique des preuves écrites (emails, comptes rendus, justificatifs).
Veiller à ce que les conditions de reprise soient claires pour le stagiaire et que le suivi administratif soit complet.
S'assurer que toutes les informations soient bien documentées pour un suivi optimal
Écouter activement le stagiaire et explorer toutes les options possibles avant de confirmer l'abandon.

Plan de contrôle et d’amélioration

• Indicateurs : taux d’abandon par type (force majeure / sans motif / inadéquation) via le tableau de suivi des ADF sur Monday

• Amélioration continue par des échanges en réunion d'équipe bimensuelle

Rôles et responsabilités

• Formateurs : détection et signalement des signes d’abandon.

• Service coordination : mise à jour des outils administratifs.
  

• Service comptabilité : facturation et information des financeurs.

• Direction : arbitrage en cas de litige ou décision exceptionnelle.

Documentation et éléments de preuve

• Contrats et conventions de formation

• Conditions Générales de Vente (CGV)

• Emails et justificatifs des stagiaires dans Freshdesk avec le tag "Abandon"

• Comptes rendus d’entretiens

• Tableau de suivi des abandons (Monday)

• Factures mises à jour

Version et historique des modifications

• Intitulé : Gestion et prévention de l’abandon en cours de formation

• Code : SP-01-A

• Version : 3.0

• Date de création : 23/09/2025

• Date de mise à jour : 26/09/2025

• Historique des modifications : Procédure réorganisée par cas d’abandon (force majeure / sans motif / inadéquation de profil).